知識管理~ 需求、挑戰與突破

因為知識管理是大家都需要參與的，唯有簡單才有機會普及，就像PowerPoint 預設好的範本，可以讓「一般人」做簡報更快速、簡單而且品質更好! 簡單之外，每個部門更應該要有 ... 台灣數位xms+ 知識登入 登入 知識管理~需求、挑戰與突破 位置 知識庫目錄總覽知識管理(km+)km+應用策略~知識管理與教材庫 主題 知識管理~需求、挑戰與突破 其他資訊 瀏覽:3578,最近修訂:2021-10-23 回首頁 xms+平台知識、教育訓練、專案 xms+平台知識、教育訓練、專案 xms+平台知識、教育訓練、專案 知識庫我的課程專案我的職務 列印日期:2021/11/12台灣數位xms+ 知識庫目錄總覽知識管理(km+)km+應用策略~知識管理與教材庫 × 私密分享 狀態 啟用 連結 https://p.fms.tw/media/s/015QsH 重新產生複製連結 × QRcode × 選擇網頁檔案 loading... 確定取消 × 設計知識點 × 刪除提醒 × loading... × 知識管理~需求、挑戰與突破 分享 FacebookTwitterLinkedInGoogle+QRcode 列印我要推薦 瀏覽:3578,最近修訂:2021-10-23 分享 FacebookTwitterLinkedInGoogle+QRcode 列印我要推薦 瀏覽:3578,最近修訂:2021-10-23 × × × loading... × 建立新版本   需求   人才是公司最重要的根本，因為有經驗，可以解決問題! 知識管理，目的就是希望將這些珍貴的經驗記錄，變成公司具體的資產，減少因為人的變動而產生的困擾。

這些知識/經驗，更是教育訓練課程的重要來源，可以順利解決人才培育的多項挑戰。

  因此，知識管理要做的事情很簡單，就是 知識發生時，要能夠記錄(操作要很簡單) 變動時，要可以更新(版本) 需要時，要找得到(分類、搜尋、...) 不該看的，要保護(權限)       挑戰   需求雖然很簡單~進得去、找得到和權限控管。

但實務上，除了權限相對容易解決之外，大部分的公司通常都會遇到以下挑戰： 知識，進不去 目前除了少數的知識之外，人才的經驗(做事的步驟、遇到的問題、解決的方法...)通常都無法進入知識庫。

解法很簡單，知識發生的時候要可以記錄(系統夠簡單+策略)，以做事的步驟(SOP)為例，就可以邊做邊「簡單」記錄，降低門檻，之後再持續改善。

  需要時，找不到 分類、全文檢索之外，在浩瀚的知識庫中如何更有效率地找到你要的知識?因為工作技能和職務息息相關，為此，km+提供職務(職能)和知識庫的連結，快速找到工作所需的SOP/FAQ。

  找到後，卻過時、不完整 好不容易找到的知識，卻不符合現在的需求...這將大大降低使用系統的意願。

如何克服呢?就像製程的良率一樣，是從生產過程中持續改善，知識也是一樣。

以SOP為例，下次照著做，並從做中看到問題與改善。

除此之外，預防更是一大重點，定期檢討(維護清單)、盤點(版本)，可以避免一般人照著做時不一定會看到問題的現象。

        什麼是知識?這是推動的第一個門檻!   這是知識進不去的主要原因，普遍認為知識管理就是要記錄「有價值」的知識，例如，整理過的文件(ISO文件、結案報告、規格)，甚至為了確保價值，還要經過審核...這些都很好，也很重要，適合部分性質的知識，只可惜這類知識佔人才的知識比重很低，通常只有10%都不到，但無形中卻大幅增加難度。

  相反的，工作中隨時發生的重要經驗與資訊不容易被這種模式記錄，因為 瑣碎且隨時發生 發生時的當下，甚至認為不重要而忽略。

瑣碎且隨時發生，代表紀錄方法要夠簡單才有機會紀錄。

重要性的認知呢?則需要觀念上的改變，這部分我們可以從google得到一些啟示。

  Google是全世界最重要的知識庫之一!他的特性就是包羅萬象的「資訊」，而且99.9999...%以上的資訊對一般人是沒有任何的意義，但這些平常可能是「垃圾」等級的資訊，當需要時，透過搜尋就可以變成「黃金」，因為知識的價值，不在於記錄時決定而是取決於需要時。

      缺乏好的系統，這是第二個門檻!   好的系統，必須可以解決前面提到的挑戰 進不去(紀錄) 找不到(搜尋、分類、職務相關、...) 過時、不完整(維護)   如何記錄瑣碎且隨時發生的知識呢?簡單，絕對是關鍵！   工欲善其事，必先利其器，以記錄知識為例，用word、ppt、寫文章、wiki....這些都是很好的選擇，但還需要更簡單!因為知識管理是大家都需要參與的，唯有簡單才有機會普及，就像PowerPoint預設好的範本，可以讓「一般人」做簡報更快速、簡單而且品質更好!    簡單之外，每個部門更應該要有自己的系統！ 這或許和現行全公司一套系統的觀念衝突，但若仔細分析，我們一定會發現一個現象~ 90%的知識活動(工作、溝通、紀錄、搜尋、應用、傳承、維護)都發生在部門內   系統應該要優化90%的需求，還是要為了10%的需求犧牲其他 90%呢？ 因此，好的知識管理系統應該要優先以部門內的需求為主，優點包括 更容易紀錄知識(進不去) 範圍更小、更清楚，就更容易分類、尋找 (找不到) 依據不同部門的特性，更容易執行維護政策   為此，我們針對需求投入大量的資源發展知識管理系統km+，切中需求且功能強大之外，更承襲自EverCam的簡潔，這也是許多企業對 km+的印象~原來紀錄知識這麼簡單!不用像原來的知識管理系統一個星期還上不去，因為不夠方便所造成心裡門檻，就容易拖延以致於不了了之。

      要紀錄什麼?是第三個門檻，也是突破點。

  知識的來源相當多元，又多又廣又雜，這時候就要有清楚明確的目標與要達到的結果，有所依循，就可以按部就班集中力量，專注在可以突破的點，這也正是OKR(目標與關鍵結果)的重要精神。

  物有本末，事有終始，知所先後，則近道矣~這是古人的智慧，事有輕重緩急，以下試著先從幾個高 CP值且容易執行的知識來源切入說明(註)。

案例報告 問題描述、關鍵原因、解決方法、未來如何避免，這些都是重要經驗，因為這是原來的制度與習慣，比較好推動，只要稍做改變，效果將完全不一樣。

更完整的說明，請參考 http://p.fms.tw/media/202   SOP(做事的步驟，流程式知識管理) 事情要怎麼處理? 首先...接著...其中要特別注意的是...(江湖一點訣)，這些有條有理的做法(SOP)，就是過去經驗累積後的精華。

更完整的說明，請參考 http://p.fms.tw/media/204   FAQ問題與解決方法 這是超高CP值的關鍵知識! 因為這正是解決問題最直接的資訊，更是人才的經驗特性~遇到問題時可以知道如何處理的能力!更完整的說明，請參考 http://p.fms.tw/media/660   專案管理 因為知識只會發生在工作中，透過專案的工作管理，描述工作的內容、處理記錄、討論等...不僅可以幫助工作做的又快又好，又可以不小心將外顯的知識透過工作記錄、討論的方式記錄，透過搜尋就可以找到事情(知識)的來龍去脈。

更完整的說明，請參考 http://p.fms.tw/media/206   註: 上述連結的內容需要帳號才可以閱讀，若您有進一步的興趣，歡迎寫信索取[email protected]。

      制度與落實，是關鍵!   有了正確的觀念與好的系統輔助，接著最重要的就是建立可行的制度與落實的決心!!自古以來，很多事情的推動就是蘿蔔與鞭子，因此適度的納入績效指標，夠簡單且有實質的激勵。

只要上軌道，不管快慢，事情就會往前進，逐步邁向目標。

  明確的目標、可量測的結果與具體可行的方法是制度設計的關鍵，以OKR的精神為例，如果要推動SOP，就可以這樣設計。

目標 推動SOP流程式知識管理   關鍵結果 每個人，每個月，要整理1份自己工作內容的流程(SOP)   因為產出(結果)很明確(一個月一份)， 門檻又低(提供範本，就像寫log一樣)，每個人都做得到(註) 最後只要有專人確實追蹤執行，就容易形成制度。

同樣的，FAQ、案例、專案... 也都可以用一樣的方式逐步推動。

  註: 例如，舉辦教育訓練需要安排場地、講師、報名、會前準備....列出來就好       知識管理再突破   即使做到100分的知識管理~任何問題/知識都可以找得到，也只能做到「問題發生時，找得到解法」，錯誤還是發生。

如果要進一步防範於未然，避免錯誤重蹈覆轍，就要透過「教育訓練」進行有系統的經驗傳承，經由「課程」，引導學習的內容與進度，透過「測驗」，每一個題目都是重要經驗(容易錯誤、遺漏、不易理解的點...)，就可以逐項確認，確保重要知識不會被忽略、誤解!       立即採取行動!   改變，需要勇氣，更需要具體的行動! 知識管理的範疇相當廣泛，實在無法在有限的篇幅下一一述說，但關鍵不難，而且許多實務上執行的經驗與技巧，在深耕超過10年的過程中，我們不斷的依據需求開發/調整系統與策略，目前已經達到一定的成熟度。

  若貴公司認同以上想法且有意願導入，台灣數位學習科技絕對可以提供全方位的系統以及導入的顧問服務，同時滿足知識管理與教育訓練，奠定公司發展的重要基礎。

如果您有相關的需求或想進一步瞭解，歡迎寫信到客服信箱和我們聯絡。

[email protected]       補充說明   記錄知識，要從「目的」變成「結果」 前人種樹，後人乘涼~這是傳統知識管理的認知!要花力氣卻看不到對自己的好處，而且還擔心自己的價值不在...因為不符合人性而缺乏動機甚至產生抗拒!   解法其實並不困難，只要對症下藥~讓知識管理立刻看到好處，例如，明顯地提高工作效率! 怎麼做呢?就是透過專案/工作管理的協助，不僅可以把工作做的又快又好，還在不知不覺中「順便」將知識留下來，因為知識只會在工作時表現，運用小小的技巧，就可以在工作內容的描述、記錄、互動、驗證 ...的流程中，記錄有價值的知識。

  有別於一般的知識管理系統，km+ 提供相當務實的專案管理模組，而且已經成功地運作超過10年以上。

    論壇or知識社群 遇到問題，如果知識庫找不到，要找誰呢? 論壇，提供一個重要管道，幫助我們和專家之間搭一座橋，解決問題。

並在解決問題過程中，不斷的累積將有價值的知識。

  論壇是知識的重要來源，如yahoo的知識家、程式開發的stackoverflow或是pttBBS... 等，透過非制式的方式分享問題與經驗，雖然這些機制很成功，但不一定能直接套用在企業內部，因為和Internet的特性還是有差異。

  我們所開發的知識社群模組，這些年來很成功地應用許多企業，包括電信巨頭，順利解決許多工作上的問題，並成為非常依賴的系統。

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