總統府文書處理手冊 - 植根法律網

一、總統府（以下簡稱本府）文書處理，除依據「公文程式條例」、「事務 ... 書函：各局室處致各機關團體或人民及本府內部各單位，有行文必要時使用。

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二、範圍： （一）本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性 質如何之一切紀錄資料。

（二）本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止 之 三、種類： （一）依照「公文程式條例」第二條規定，與本府有關之文書種類如下 ： 1.令：總統公布法律、發布命令時用之。

秘書長、各局室處發布 行政規章，發布人事任免、遷調、獎懲時用之。

2.呈：對總統有所呈請或報告時用之。

3.咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。

4.函：秘書長、各局室處對各機關或人員，及對人民團體或人民 行文時用之。

5.公告：秘書長、各局室處就主管業務，向公眾或特定對象宣布 週知時用之。

（二）為因應事實需要，本府另採用以下各種文書： 1.聘書：總統或秘書長聘用人員時使用。

2.箋函：總統致函國內外團體或人士時使用，及以秘書長、各局 室處主管名義致函國內外團體或人士時使用。

3.書函：各局室處致各機關團體或人民及本府內部各單位，有行 文必要時使用。

4.簽呈：秘書長對總統有所呈請或報告時使用。

5.簽：本府各單位對秘書長，或各級職員對其主管陳請或報告時 使用。

6.開會通知單：本府各單位召集會議時使用。

7.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可用電話簡單正 確說明之事項時使用。

8.移文單：將來文移送主管單位時使用。

9.公務紀要：登錄公務紀要時使用。

10.其他因業務需要所製作之各種書表。

以上文書，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他 電子文件行之。

文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副 本、抄本、影本及譯本。

除正本外，其餘均應在文面，加蓋「副 本」、「抄本」、「影本」、「譯本」戳記。

四、公文用紙： （一）本府公文用紙，除「牋函」用紙外，一律使用白紙繕打；各單位 因業務需要，所使用之各種書表，除必要者外，應比照辦理。

（二）本府常用之公文格式樣本，得內建於「公文管理系統」，以供同 仁取用。

（三）公文用紙一律採用Ａ４尺寸，便條紙一律採用Ａ５尺寸。

五、處理原則： （一）本府文書，除書表填報外，一律以承辦人使用電腦印製為原則。

（二）本府對國內機關團體及人民行文，一律以中文為之；對外國機關 團體及人民，得附外文譯本或專用外文。

（三）文書製作應採由左至右之橫行格式。

（四）本府文書均須記載年、月、日；並以中華民國紀元為準；惟外文 或譯文，得採用西元紀元。

（五）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名， 並註明時間，以明責任。

（六）本府內部各單位文書之傳遞，均應設置送文簿（單），以簽收為 憑。

（七）本府公文，一律採用收發文同號。

如屬無收文之創稿或內部簽辦 之案件，得由承辦人先向總收發人員提取文號。

（八）本府收發文號之編製，應由負責總收發之單位於每年開始前統一 規劃，並簽報長官核定。

（九）收發傳真、電子文件等，依「機關公文傳真作業辦法」及「機關 公文電子交換作業辦法」辦理。

（十）本府公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳 送原則等，依行政院「文書及檔案電腦化作業規範」辦理。

（十一）本府應於「總統府全球資訊網」設置機關公布欄，以便登載對 外公布之文件。

（十二）有關公文電子交換機制及收發文處理原則、程序、安全管制及 應注意事項，由資訊單位另訂作業規範辦理。

貳、文書處理程序 （壹）收文處理 六、外收發： （一）外收發人員收到公文及函電等文件，除普通郵遞信件外，應先將 送件人所持之送文簿或清單逐一查對、點收，並就原簿、單，註 明收到時間蓋戳退還；如無送件簿、單，得應送件人之要求，填 給送件回單。

（二）外收發人員對收到之文件，得編列外收文號，並登記於外收文簿 ，除民眾來函先送公共事務室拆驗外，其餘係急要件、密件、電 報等，應隨收隨送總收發；普通文件，以每一小時彙送一次為原 則。

文件封套指定收件人姓名者，視情況另予登記，隨時或按時 分送收件人。

（三）來人持同文件須面洽者，應先以電話通知承辦單位，承辦單位收 受該項文件後，仍應補辦收文手續。

（四）收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同送 件人於送件簿、單上，註明退還或拒收。

七、總收發： （一）拆驗： 1.總收文人員收到外收發及公共事務室送來之文件，核對無誤後 ，於送文簿（單）簽收。

2.經總收文人員拆封後，如為機密件或書明親啟之文件，用送文 簿（單）登記後送長官指定之人員或收件人收拆；如係普通件 ，則點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺， 應向原發文機關查詢。

3.附件應附於正文之後，如附件較多或不便隨附者，應裝袋於文 後，並書明○○文號之附件。

附件為現金、票據、有價證券等 ，該附件得先送出納單位代為保管。

4.附件未到而公文先到者，公文得先送承辦單位簽辦，其附件如 逾正常時間未到時，應向原發文機關查詢。

附件已到而公文未 到者，應俟公文到齊後，再行分辦。

5.來文封套應釘附於文後，郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除 。

6.來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性之公文，得代 為轉送，並通知原發文機關。

7.機密文件或書明長官親啟之文件，經長官或指定之人員拆封後 ，如須送總收文登記掛號者，應在封套上加註「本件陳奉○○ ○拆封」或其他可資識別之字樣。

（二）分文： 1.經拆驗後，總收文人員依本府各單位職掌辦理分文，並應在右 上角加蓋單位戳記，對來文未區分速別，而認定內容確係急要 者，得加蓋戳記，以提醒承辦人注意。

2.來文內容涉及兩個單位以上者，應以首項業務之承辦單位為主 辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

3.來文如係急要文件，應提前辦理分文；必要時，得先送承辦單 位面陳長官裁示，惟應注意仍須辦理收文手續。

4.長官交下之公文，分文時應於公文上註明「○○○交下」字 樣。

（三）編號（黏貼條碼）及登錄： 1.來文完成分文後，即在來文正面適當位置黏貼條碼。

2.本府收發文條碼係根據行政院統一規定，採十一碼。

前三碼為 年度，中間七碼為流水號，最後一碼為支號，以供雙稿、多稿 之用。

3.總收文人員在終端機上，依「公文管理系統操作手冊」之順序 ，在「總收文處理」畫面各欄中登錄收文號、來文機關及來文 字號日期。

4.總收文人員於每日下班前二小時收到之文件，應於當日登記分 送承辦單位。

5.機密文件如由密件處理人員向總收發洽取條碼，總收文人員則 在「主旨摘要」欄輸入「密不錄由」。

6.業經黏貼條碼之文件，如所貼條碼損壞，不得再行黏貼其他編 號之條碼，得以手寫號碼代替。

7.承辦單位遺失業經黏貼條碼之公文，經原發文單位補發並須補 辦收文手續時，仍應沿用原貼條碼之編號。

8.公文以一文一碼為原則，如一文分由兩個單位以上辦理時，得 以影本另取一張條碼。

（四）傳遞： 1.文件之傳遞除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、下午分 批遞送為原則。

2.在機關內傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要件或附有大量 現金、有價證券及貴重物品之公文，應由承辦人親自持送。

八、單位收發： （一）本府各單位應指定人員擔任單位收發，並應與總收發保持密切聯 繫。

（二）單位收發收到總收發送來之文件，應將有關資料登錄在電腦內， 如來文首頁右上角未有「保存年限」字樣，應加蓋刻有「保存年 限：」戳記，再依職權分送各科辦理。

（三）單位收發收到總收發之分文，除明顯錯誤外，不得退回改分；如 認非屬本單位承辦者，經單位間協調後，得退回改分或以移文單 逕移其他單位承辦，受移單位如有意見，應即簽明理由，陳請長 官裁定，不得再行移轉。

（四）會辦之文件，受會單位應視同速件，並得視需要，依收文程序登 記電腦內。

（貳）文件簽辦 九、擬辦： （一）各科應指定人員簽收單位收發送來之文件，並在電腦上完成登錄 及分送承辦人手續。

（二）承辦人就個人職掌即行簽辦，並依「公文管理系統操作手冊」之 方式，輸入相關資料；經科級主管在電腦批核後，承辦人再依批 核意見，於文中空白處簽擬；必要時，可使用便條紙加註意見， 不分段，以條列式簽擬。

（三）凡簽辦案件，有前案者，應詳予查閱，必要時應摘要或附送原案 ，以為主管人員核決之參考。

（四）重要或特殊案件，承辦人不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請 核示或當面請示後，再行簽辦。

（五）簽辦案件應依輕重緩急，急要件應提前簽辦，其他亦應依序辦理 ，並於規定時間內完成。

（六）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，得以 眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆 註記。

（七）承辦人員對於來文之附件，有抽存必要者，應在來文內註明「附 件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除送相關單位保管外，其餘 仍應隨文歸檔。

十、陳核： （一）文件經承辦人擬辦後，應分別按其性質，用公文夾遞送主管人員 核決。

（二）文件之核決，其權責區分如下： 1.初核者係承辦人之直接主管。

2.覆核者係直接主管之上級核稿者。

3.會核者係與本案有關之主管人員。

4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。

（三）公文夾之使用，依以下方式辦理： 1.公文夾正面標明承辦人員之單位，及按性質分陳核、陳判、陳 閱三種。

2.最速件用紅色；速件用藍色；普通件用白色；機密件用黃色或 密件公文封套。

3.公文夾之應用，必須與夾內文件性質相稱。

4.公文夾遞送文件時，以一文一夾為原則。

如有兩件以上同性質 之文件，應在夾面標明件數。

十一、會簽：凡案件與其他業務單位有關者，應會簽相關單位或人員，如 有不同意見，原承辦單位應綜合各會簽單位之意見，或將不同意見 列出，簽請長官裁決。

十二、批示：承辦人簽辦意見，主管人員應予以明確批示並簽章，以示負 責；如承辦人擬有兩種以上意見備供採擇時，主管人員應明確擇定 一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。

（參）文稿擬判 十三、擬稿： （一）文件經批定須回復，或長官交辦，或因業務需要須主動行文其 他機關時，承辦人均應擬稿。

（二）承辦人員得在「公文管理系統」內選擇公文格式樣本。

視需要 ，依以下方式擬稿。

1.首行標示公文類別，對外行文時，並應在類別之前加發文者 全銜。

2.次行右端增列發文機關地址及聯絡方式。

聯絡方式以填載聯 絡人及電話為原則。

3.受文者：核判後，依正本或副本受文機關逐一填列。

4.管理資料：速別，輸入「最速件」、「速件」等，普通件不 必輸入。

密等及解密條件或保密期限，輸入「絕對機密」、 「極機密」、「機密」、「密」；解密條件或保密期限於其 後以括弧註記；非機密件不必輸入。

發文日期及發文文號， 於核判後再輸入。

附件，註明內容名稱、媒體型式、數量及 其他有關文字，無附件不必輸入。

5.本文：按公文類別之結構輸入。

6.正本：列明所有正本發送機關。

7.副本：列明所有副本發送機關。

8.檔號之分類號及保存年限：於稿面右上角列明，檔號之分類 號在上，保存年限在下，並依「總統府檔案管理規定」，由 業務承辦人於處理電子公文時填載分類號後，產出檔案之保 存年限。

9.其他相關資料，得在文中空白處註明。

（三）擬稿應依行政院訂頒之「事務管理手冊」所規定之程式撰擬， 文字力求簡、淺、明、確，並加具標點符號，務使層次清晰、 簡明扼要。

（四）引敘來文或法令條文，應避免層層套敘，祇摘敘要點；如須提 供全文，得以影本作為附件。

（五）各種名稱如非習用有素，不宜簡稱；如遇有譯文且關係重要者 ，應加註原文。

（六）擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文復 。

（七）文稿內如有重要性之數字，宜用大寫。

（八）承辦復文或轉行之稿件，應將來文機關發文日期及字號敘入。

（九）文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。

上下左右空隙，應 力求勻稱，以資醒目。

（十）文稿有一頁以上者須裝訂妥當，承辦人應於騎縫處加蓋騎縫章 或職名章，並在每頁下緣置中處以阿拉伯數字加註頁碼。

（十一）多個機關名稱於公文中同時出現時，按機關順序，由左至右 排列，不得以併排方式處理。

如對長官自稱為「職」時，得 使用較小號文字。

（十二）擬稿時，承辦人得視公文性質，在稿面適當位置註明採用之 電子交換機制。

十四、核稿： （一）核稿應依分層負責之規定，由核稿人員核稿，科級主管核稿應 在電腦螢幕上逕予核稿。

（二）核稿人員對案情不明瞭時，應洽詢承辦人員，或以電話詢問， 避免用簽條往返，以節省時間及手續。

（三）核稿如有修改，應注意勿將原文塗抹，僅加勾勒，從旁添註。

如修改過多，得退還承辦人清稿，清稿後應將原稿附於清稿之 後，再陳請核判。

（四）核稿人員對於承辦人員之文稿，認有不當，應就原稿批示或更 改，不宜輕易發回重擬。

（五）核稿人員對於承辦人員所填之機密性、時間性、保存年限等， 認有不當，亦得予改定。

（六）各單位得指定閱稿人員，負責文字、程式、行款等校閱事宜。

十五、會稿： （一）已於擬辦時會簽之案件，如稿內所敘與會簽時並無出入，應不 再會稿。

（二）會辦單位對於會稿案件，如有意見可提出，一經會辦，即認為 同意，應共同負責。

（三）主辦單位對於會辦單位之不同意見，應綜合彙整後，再送請判 行。

（四）非重要性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。

十六、判行： （一）文稿之判行，應按分層負責之規定核判。

（二）對陳判之文稿，應注意每一文稿內容是否有矛盾、重複、不符 等情形。

（三）對陳判之文稿，認為無繕發必要，宜再作考慮者，宜作「不發 」或「緩發」之批示。

其不發之公文，仍應視為批存文件，承 辦人應予以歸檔。

（四）對陳判之文稿，如有疑義，應即召集承辦人及核稿人員研議， 再作明確批示。

（肆）發文處理 十七、總收發： （一）繕打： 1.總收發應置繕打人員，專責繕打長官辦公室之文件；其餘各 單位之發文，均由承辦人自行繕打。

2.繕打文件，應注重時效，以當日繕打竣事為原則。

3.繕打人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤 或可疑之處時，應向承辦人查詢後，再行繕打。

4.繕打人員對文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重 要之辭句，不得因繕打錯誤而任意修改，應重新繕打。

5.繕打文件應利用電腦排版技巧，力求避免獨字成行、獨行成 頁。

6.繕打文件，一律使用電腦先行排版，經校對無誤後，再以印 表機印出。

7.對外行文，得使用電腦內建之公文格式樣本繕打。

如係例行 公文，則儘量利用定型稿。

有關定型稿，得依「總統府資訊 業務需求申請及處理要點」之規定，提出申請，納入內建公 文格式樣本。

8.承辦單位對所發之公文，如認有參考價值，得先以影本存查 ，儘量避免使用「副本」。

9.繕打文件，應連同文號一併打入，如係創稿，得先向總收文 人員提取條碼應用。

（二）校對： 1.校對文件，應先在電腦螢幕上先行校對，印出後仍應由承辦 人再行校對。

2.印出之文件，如發現有嚴重錯誤，應再印一份；如無關重要 者，得逕行加以修改並在修改處加蓋校對章，惟已存在電腦 內之文件，仍應修正。

3.校對無誤之文件，承辦人繕妥公文封及相關之文件、附件等 ，送監印人員用印。

（三）蓋印及簽署： 1.本府蓋用璽印及簽署，依「總統府公文蓋用璽印及簽署規定 」辦理。

2.文件非經秘書長或依分層負責授權之各級主管判發，不得蓋 用印信。

3.監印人員發現原稿未經判行或有其他錯誤者，應即退回補判 或更正後，再行蓋印。

4.副本蓋印與正本同，附件以不蓋印為原則，但得於首頁加蓋 本府附件章。

以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但 應附加電子簽章。

5.監印人員蓋印完畢，應在文件末頁右下角蓋監印人員職名章 ，校對人員則於其下接續蓋印。

6.監印人員收到送印文件，應將其文號、事由及用印日期登記 在「用印登記簿」內。

7.用印完畢，即將原件連同送文簿，一併送交發文人員辦理發 文手續。

8.監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應 核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文 程序作業辦理。

（四）編號及登錄： 1.發文人員對於待發之文件，應詳加核對，如有漏蓋印信、附 件不全或受文單位不符等情事，應退還補辦。

2.經核對無誤的待發文件，發文人員應依「公文管理系統操作 手冊」之順序，在「總發文處理」畫面，輸入相關資料，以 完成發文手續。

3.本府發文之字軌，一律冠以「華總」二字。

必要時，各單位 可在「華總」二字之下註明單位之代字，但以適用為度。

字 軌之規劃，宜由總收發於每年開始前統一規劃辦理。

4.發文後之稿件及有關附件，應送檔案管理單位點收。

（五）封發： 1.待發之文件，應檢查蓋印是否正確、公文封面書寫是否適當 、附件是否齊全、文與封是否相符後再封固登記，送外收發 簽收遞送。

2.同一受文機關之文件，除最速件得提前封發外，其餘普通件 得併封發出，並在封套上註明文號件數。

3.機密件、最速件、開會通知等應在封套上加蓋戳記，機密件 應另加外封套，外封套不標明機密等級。

4.附件以隨文發出為原則，如體積較大或數量過多須另寄時， 應在公文附件欄加蓋「附件另寄」章戳，並應在附件封面書 明某字號之附件。

5.附件如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位 檢齊封固，並書明名稱、數量，在封口加蓋承辦人印章，隨 同公文送交總發文人員辦理封發。

十八、單位收發： （一）以單位名義發出之文件，經單位收發登錄封固後，逕送外收發 遞送；如以秘書長名義發文者，應送總發文人員發文。

（二）發文後之稿件及有關附件，送該單位檔案管理人員點收。

十九、外收發： （一）外收發人員收到總收發及各單位送達之文件，經簽收後，登記 在外送文簿，並分為付郵、專送及交換三種，付郵文件應登記 在郵資登記簿，以為郵資報銷之依據；專送及交換之文件，應 填具送文簿或公文傳遞清單，按時派人送達。

（二）付郵文件，如係致各機關團體或人民之公文，均應以掛號郵件 寄發。

（三）外收發人員應隨時注意登記有關單位及人員之通訊地址，如有 異動，應隨時更正，以便文件之投送。

（伍）歸檔 二十、凡掛有文號之公文及其簽辦之各種文件，辦畢後，應立即歸檔；未 掛有文號，經各級主管人員批核之文件，應先向總收發提取文號， 再行歸檔。

二一、收文經批存，由承辦人逕行送檔案管理單位點收歸檔。

二二、發文後之原稿件等，除附件註明另予存放或其他處理方式外，其餘 應一律送檔案管理單位點收歸檔。

電子文件之歸檔，應依檔案法及 相關法規辦理。

二三、發文後之原稿件，除註明發後補判、發後補會，退還承辦單位繼續 辦理，暫不歸檔外，其餘應連同歸檔清單送檔案管理單位點收歸檔 。

暫不歸檔之文件，各級主管人員應注意時限，督促歸檔。

參、文書簡化 二四、關於減少文書數量： （一）無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查 。

（二）接到公文副本，如僅係通知性質，不須行文答復。

（三）凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位逕行 送發。

（四）公務可用電話接洽者，不必行文；如有必要，可將要點記錄在 「公務電話紀錄」陳核。

（五）通報儘量使用本府電腦先導系統中之「通報作業」，以減少紙 張印製及遞送手續。

（六）大量資料須要參考或查詢時，如本府常用法規、總統講稿等， 可利用電腦先導系統中之「檔案搜尋」，以減少紙張印製及查 詢時間。

（七）本府各單位間洽辦公務，應儘量以會辦或電話紀錄方式，避免 相互行文。

（八）自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機關內部網 路轉登，無須另外行文。

二五、關於採用簡便處理或表格方式： （一）來文可簡便答復者，宜利用書函。

（二）公文須分行者，宜利用副本。

（三）不同機關來文，案由相同須答復者，應併案處理，分知各來文 機關。

（四）發文而與另案相同時，可將原卷調出，加簽說明，經陳核後發 出，不必重新辦稿。

（五）召集會議宜用開會通知單，或先以電話聯繫，再利用電子郵件 傳遞。

（六）例行案件，儘量利用定型稿處理。

（七）派車、請假、出差、請購等例行事項，得利用機關內部網路申 請。

二六、關於簡化文書手續： （一）本府各單位應儘量利用「公文管理系統」辦理公文收發作業， 以便資源共享，減少層層登錄。

（二）凡涉及兩個單位以上之案件，應儘量利用會報商討，經作成決 議後再辦，以減少會辦手續。

（三）彙辦案件，可由承辦人就首次來文敘明彙辦理由，經陳核後， 續收之同案文件，不必逐件擬辦陳核，俟一定時日後，再全案 陳核。

（四）須會辦三個單位以上者，得影印同時送會，以免依次會簽，稽 延時日。

（五）急要文件，儘量由主管人員自行辦理，以節省核轉時間；如須 會辦者，以逕行面洽為宜。

（六）無機密性之宣導文書或一般通知事項，應儘量利用電子郵件傳 遞。

二七、關於分層負責： （一）為加速文書處理，應依「總統府業務處理分層負責實施要點」 之規定，訂定分層負責區分表，經核定後，由各層主管依授權 核判。

（二）本府實施分層負責，以劃分三層為原則，並應根據實際情況， 每年檢討修訂一次。

（三）對外行文所用名義，如以秘書長為宜者，雖授權決定，仍以秘 書長名義行文；如普通例行案件，可由第二層逕行決定，並得 以該單位名義行文。

（四）第二、三層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關 」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列 表陳報授權主管核閱。

肆、文書保密 二八、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。

國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般 公務機密文書列為「密」等級。

不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密 等級。

二九、本府各單位業務機密項目，依「總統府各局室處主管業務機密項目 」辦理。

三十、機密文書之處理： （一）收發單位收到機密文書，應送密件處理人員拆封。

拆封時，應 先檢查封口是否完整，無異狀始行拆封，並核對其內容及附件 。

（二）機密文書登錄於電腦內時，不得摘錄其內容，案由內僅輸入「 密不錄由」字樣。

（三）機密文書之傳遞，規定如下： 1.分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流 程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外 ，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。

傳送一般公務機 密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。

2.在府外傳遞屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者， 由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便衣人 員護送。

屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，或以 外交郵袋或雙掛號函件傳遞。

「密」等級者，須切實密封後 按一般人工傳遞方式辦理。

3.由承辦人員或指定人員傳遞於府外之機密文書，事先應作緊 急情形之銷毀準備。

（四）機密文書之簽辦、會簽，應有隔離措施；機密文書會商，應有 範圍限制，會商經過並應作成紀錄附卷。

（五）機密文書之擬稿，應慎審區分機密等級，不可濫用。

所區分之 機密等級及註明之保密期限或解密條件，各級主管人員核判時 ，應一併核定。

（六）經區分機密等級之文書，並應同時註明保密期限或解密條件。

（七）使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所需之帳號 及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態 ，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存 。

（八）機密文書之繕打、校對、封發，均由承辦人自行處理。

（九）機密文書之用印，應由承辦人持往辦理，監印人員憑主管簽署 用印，不得閱覽其內容。

（十）機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不 能透視且不易破裂。

內封套左上角加蓋機密等級，並加密封， 封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封 套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

體積及數量 龐大之機密文件，無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措 施。

（十一）機密文書非經核准，不得攜出辦公處所，並應存放於裝置密 鎖具安全防護功能之金屬箱櫃，保管人員必須經常檢查。

（十二）本府各單位之間因業務需要，相互提供極機密以上之機密資 料，應簽報秘書長核准。

有權調查或質詢之機關向本府借閱 機密資料時，均應簽報秘書長核准。

（十三）屬於「絕對機密」之文書，不得複製。

其餘機密文書，必須 印刷或複製時，應簽報秘書長核准；如交由民間廠商承印時 ，應派員負責監督製作，複製份數，並不得超過規定。

（十四）會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回； 與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。

（十五）機密文書應隨時或定期查核，其須變更機密等級或解密者， 應即按規定辦理變更或解密手續。

（十六）保有機密文書之人員，於調離職時，應將所保管之機密文書 ，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。

三一、一般保密事項： （一）本府員工對於任何文書，除法令或經特許公開者外，應遵守「 公務員服務法」第四條規定，絕對保守機密，不得洩漏。

（二）經辦之文書，除處理權責有關人員外，不得出示他人；亦不得 以職務上之機密，作為私人談話資料。

非經辦人員，亦不得查 詢業務範圍以外之公務文件。

（三）下班或臨時離開辦公室，應將公文收藏於抽屜或公文櫃並加鎖 ；文書放置時，應背面向上或放於公文夾內。

（四）本府員工不得任意向外界發布消息，如必要發布新聞時，應由 公共事務室依職權統一辦理，並須事先簽報長官核定。

（五）私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及機密性公務。

（六）承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文書已洩漏、遺失 或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告單位主管迅速查明處理， 並採取適當補救措施。

伍、文書流程管理 三二、權責與範圍： （一）文書流程管理，乃本府所屬人員共同之職責；各單位應強化各 級人員自我管理之精神，並隨時檢討改進文書處理流程。

（二）為加速文書處理，提高行政效率，各局室處應指派人員擔任單 位稽催；秘書長指派人員擔任總稽催。

（三）擔任文書稽催工作人員為加強文書流程管理功效，應與總收發 、單位收發保持密切聯繫，落實文書稽催、時效統計分析、流 程簡化及運用資訊技術執行相關工作；並定期舉行會議，共同 檢討改進。

（四）凡編有收文號之公文均應列入文書稽催之範圍，其他內部簽辦 之公文，亦得要求列入文書稽催。

三三、公文辦理期限： （一）公文辦理期限依下列標準設定，承辦人認有變更之必要，得報 告主管人員後，要求稽催人員改定。

1.最速件隨到隨辦。

2.速件不超過三日。

3.普通件不超過六日。

4.限時公文及其他依法定有時限之案件，應依其規定時限辦 理。

（二）案情繁複須詳商或其他理由者，得簽報主管人員酌予展期，但 最多以一個月為限。

三四、稽催時限計算標準： （一）批存文件：自收文次日起至奉批存查歸檔為止，扣除不上班之 天數為實際天數。

（二）答復案件：自收文次日起至發文之日止，扣除不上班之天數為 實際天數。

（三）彙（併）辦案件：自規定彙報截止日起至全部辦畢發文或歸檔 為止，扣除不上班之天數為實際天數。

（四）創稿案件：自向收文人員提取文號日起至發文之日止，扣除不 上班之天數為實際天數。

三五、文書催辦及銷號： （一）本府文書稽催係由電腦計算其辦理期限，並按時限自動辦理銷 號，文書稽催人員每月應列表，陳報主管人員核閱後，送總稽 催陳報長官。

（二）公文須繼續辦理或尚未結案者，文書稽催人員仍應列入追蹤。

（三）各級主管人員對所屬承辦之公文，應隨時檢查有無逾時情事， 並予以督辦，其疏予督催致有貽誤時，應負共同責任。

三六、統計報表：為統計本府文書處理數量，應依「總統府收發文數量計 算要點」，按年及按月列表陳報長官核閱。

陸、公務紀要 三七、公務紀要範圍： （一）關於總統巡訪行程。

（二）關於總統公布法律、發布命令、任免官員及其他重要政務等事 項。

（三）關於授予榮典、製發印信、頒發勳章等事項。

（四）關於國家慶典、總統接見重要賓客及宴會等事項。

（五）關於本府組織、公共事務、警衛安全、機要、人事、會計等重 要事項。

（六）其他認有登記之必要者。

三八、公務紀要處理： （一）各局室處應指定專人，就其主管業務辦理公務登記，並按月送 參事室彙辦。

參事室每年彙整各單位資料並編輯後，陳報長官 核定裝訂兩套，一套送檔案管理單位保存，一套留參事室備查 。

（二）公務登記之體裁，以各單位按時日先後為序編列。

（三）公務紀要如涉有機密性者，應妥善保管，保管人員離職時並應 列入交代。

（四）宜公開宣導之資料，經長官核准後，得另行編印書刊發行或納 入本府先導系統，作為同仁查考之用。

以上公務紀要，得以電子方式處理。

柒、文書用具及印章 三九、為提高工作效率，除應儘量以自動化設備為文書用具外，得視需要 採用其他性能、品質優良之用具。

四十、為應文書處理之需要，除印信應依「印信條例」及「印信製發啟用 管理換發及廢舊印信繳銷辦法」之規定辦理外，得依下列規定自行 刊刻各式章戳，分交各單位或人員妥善使用。

（一）條戳：銅質或木質，以長方形為原則，用正楷或宋體字，由左 至右，刻機關（單位）全銜。

於書函、通報、簡便行文表、開 會通知單等用之。

（二）橢圓章：木質橡皮刻製，以橢圓形為原則，用正楷，由左至右 ，刻機關（單位）全銜。

於表格式公文或各種表單用之。

（三）簽字章：木質或用橡皮刻製，依總統、秘書長及各局室處主管 由左至右之親筆簽名刻製，於對外行文時用之。

（四）鋼印：鋼製，圓形，由左至右，刻機關（單位）全銜，其圓周 直徑以不超過五公分為限，於職員證、證書等證明文件上用之 。

（五）校對章：角質，篆字或正楷，由左至右，刻機關（單位）全銜 ；並加「校對章」字樣，於文書校對或改正時用之。

（六）騎縫章：款式與校對章同，並加騎縫標示字樣，於公文、附件 或契約黏連處用之。

（七）附件章：款式與校對章同，並加「附件章」字樣，於公文附件 上蓋用之。

（八）收件章：木質或橡皮刻製，由左至右刻機關（單位）全銜；並 加「收件章」字樣，並附日期、時間，於收受文件時用之。

（九）職名章：本府職名章之製發及使用，依「總統府職員職名章製 發使用規定」辦理。

（十）電子文件章：由左至右，於收發電子文件時蓋用。

四一、機關印信及各式章戳，均應指定專人保管，如有遺失或冒用情事， 保管人員應負完全責任。

捌、附則 四二、公文電子交換作業所使用之智慧卡正卡及讀卡機，應指定專人保管 使用，智慧卡副卡則由單位主管另指定專人保管，上述設備如有遺 失或損毀，依相關規定程序申請補發。

四三、資訊單位應指定專人負責本府電腦中文碼之管理，辦理事項如下： （一）機關中文自用字碼與國家標準交換碼對照表之建置、註冊及維 護。

（二）在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處理 。

（三）在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處理 。

四四、本手冊奉核定後實施。

本手冊中華民國九十三年十一月十一日核定修正之規定，自九十四 年一月一日實施。

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