好好說話》寫信愛用「FYI」，會讓主管「心很累」？知會回報 ...

FYI（For Your Information）是很多人都知道，也常使用的縮寫。

字面意思是「供你參考」，背後的白話文則是「這東西對你可能有用、可能沒用，反正東西 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 ESG 精選特輯 alive 良醫健康網 Smart自學網 商周財富網 特別企劃 名家專欄 影音 Podcast《商周Bar》 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 領導學程 CEO社群 職場技能 青少年學習 企訓&專班合作 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 好好說話》寫信愛用「FYI」，會讓主管「心很累」？知會回報的3個要點 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 好好說話》寫信愛用「FYI」，會讓主管「心很累」？知會回報的3個要點 只附上FYI就寄出的信件，給出的訊息不明確。

(來源：Dreamstime) 撰文者：李頤欣整理 好好說話 2022.01.07 2022/01/0712:09:51 摘要 1.與其把主管當成上級，不如把主管當成「用戶」，正因主管是用戶，我們交付的任一工作成果，就都該是一個「產品」。

2.在向上呈報、知會時，我們要讓主管一眼就知道：這是什麼？對我有什麼用？品質如何？有問題怎麼辦？」產品」易用性高，「開啟率」才會隨之提升。

3.本文整理3個向上回報的技巧：制定訊息共享原則、戒掉反射動作「FYI」、掌握回報的時間節點。

這是沈經理今天第三杯咖啡了，看他一邊咬著吸管，一邊不耐煩地滾著滑鼠。

一旁的王經理湊了過來：「你信件也太多了吧！這個小明不是你們組的新人嗎？他幹嘛寄那麼多封信啊？」「唉，不知道啊」沈經理灌了一大口咖啡，這個小明，進公司之後一直很積極，但不知道是從哪學的向上管理技巧，大事小事、雞毛蒜皮的訊息，通通都要回報。

每天光是回他的訊息、看他寄來的email，就花掉一堆時間。

他其實也跟小明溝通過，請他自行判斷、不用凡事回報，但或許是代溝問題，他認為不重要的事，小明件件回報。

尤其是那些標上「FYI」的信，小明一天會寄個十幾封過來，真是煩不勝煩。

廣告 你的主管，是「用戶」；你的工作成果，是「產品」主管代表公司雇用員工，為的是節省自己的精力和時間，更高效地完成工作。

所以，與其把主管當成上級，不如把主管當成「用戶」；與其想著「要和主管打好關係」，不如把思路換成「我要服務好我的用戶」。

從這個角度來看，小明學的「向上管理」，明顯沒學好。

資訊同步很重要，但主管不是員工的爸媽，主管有既定行程要跑，大量工作要處理。

沒有時間意識、想到就傳的工作回報，會讓主管的時間被分攤得稀薄且不確定。

正因為主管是用戶，我們交付的任一工作成果，就都該是一個「產品」。

舉凡平時閒聊、郵件往來、每週例會，都要有清晰的背景、扼要的表達、完整的訊息，讓主管可以快速進入語境、抓到重點。

如果，我們能讓主管看一眼就知道：這是什麼？對我有什麼用？品質如何？有問題怎麼辦？就等同是讓自己成為一款易用的產品。

容易使用、「開啟率」隨之提高，就不會出現像小明那樣，讓主管灌咖啡提神的情況。

廣告 你可以這樣做1.制定原則，避免凡事共享訊息或許是資訊共享風氣的影響，很多公司連非必要性、低重要性的資訊，都會透過內部系統公告周知。

這種做法看似是內部溝通流暢，其實會拖垮組織運作效率。

組織內部，可以制定一致的原則，要求大家依據資訊類別，決定要To、Cc或Bcc給誰，每一種知會方式都給出明確定義，就能減少傳送不必要的郵件，改善收件匣爆滿的情況。

2.戒掉反射動作「FYI」FYI（ForYourInformation）是很多人都知道，也常使用的縮寫。

字面意思是「供你參考」，背後的白話文則是「這東西對你可能有用、可能沒用，反正東西給你了，你看著辦。

」此外，更有人認為，FYI是平輩之間的用語，不適合向上級使用。

寫上FYI的信，不外乎兩種情況：提出一個問題給收件人，卻沒有具體的建議；丟出一份資料給收件人，卻沒有明確的結論。

這兩種情況，給出的訊息都不明確，訊息沒有價值，對收件人來說，就是耽誤時間。

與其反射性地加上FYI就寄出，可以多加幾句：「附件是關於⋯⋯的報告，其中有3個重點，分別是A、B、C。

」3.掌握回報的時間節點主管的精力有限，毫無章法的回報，只會讓主管感到消耗。

若真的有大量資訊要回報，可以以固定時間為單位，以每天、每週、每月報告的形式，階段性呈報工作狀況。

或者，可以以專案為單位，在重要階段上進行報告，如專案成立、正式上線、版本迭代。

把主管當成用戶，謹慎掌握訊息同步的節奏，才能吸引更多的資源、注意力。

＊本文經整理參考自《避免工作無效圖鑑》（星出版）、《等人提拔，不如自己拿梯子往上爬》（蔚藍）、「網民肥皂箱」核稿編輯：林易萱 延伸閱讀 同事之間，禁傳訊息、寄email？「極端工作法」帶來哪些大好處 說話沒頭沒尾的下屬，一篇範例教他「抓重點」 好好說話》執行力強的人，更要懂得問這5種問題！才能幫主管省心、幫你省力 下滑載入更多報導 溝通 fyi 工作 向上管理 回報 好好說話 商業周刊新媒體實驗室 好好說話，你的最佳應答夥伴！與主管溝通、和同事合作、交辦下屬，甚至傳訊息……職場上無一不溝通，總有些不知道該怎麼說的時候。

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