代表公司送出英文邀請函問候語能用Best wishes嗎? - 工商時報
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我們來看看兩封email內容有何差異:. 邀請函A的文字較有禮,可見Jasson與Mr. Cao這名客戶並不熟識,兩方可能有過一面之 ...
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代表公司送出英文邀請函問候語能用Bestwishes嗎?
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2020.12.21
如何用英文寫出簡單禮貌的邀請函。
圖/Pexels
本周五就是歐美的重要節日──耶誕節,不少台灣人也會選在此時舉辦派對,歡慶一年的結束、準備迎向新的開始。
無論你是要代表公司、發送邀請函請合作對象賞臉參加活動,或只是家庭小聚會、邀請親朋好友同樂,都來看看如何用英文寫出簡單禮貌的邀請函,讓邀請對象開心赴約。
InvitationA
From:[email protected]:[email protected]:February2Subject:InvitationtotheSansoeventonMay4Dear⑤Mr.Cao,①I’mwritingonbehalfofDanaSmith,SalesDirectorforSansoEngineering.②WewouldliketoinviteyoutoourSansoeventonWednesday,May4from12pmto6pm,followedbydinner,attheSunshineHotel,Taipei.Attheevent,wearepresentingournewestproductstoourmajorcustomersandpartners.③Itwillbeanopportunityforyoutomeetandtalktoourtopengineersanddesigners.Pleaseattachedanagendaforthedayandthevenue.④WehopeyouareabletoattendandwelookforwardtomeetingyouonMay4.⑤Yourssincerely,⑤JassonGavin
InvitationB
From:[email protected]:[email protected]:February2Subject:InvitationtotheSansoeventonMay4⑨DearHenry,⑥Danaaskedmetowritetoyou.OnMay4,weareorganizingaSansoeventforourmajorcustomersandpartnerstopresentourlatestproductsattheSunshineHotel,Taipei.Itstartsatnoonandtherewillbedinnerintheevening.⑦Areyoufreeonthisdate,andwouldyouandPaulliketocome?Theagendaforthedayandthelocationdetailsareattached.8IhopetoseeyouonMay4.⑨Bestwishes,⑨Jasson
我們來看看兩封email內容有何差異:
邀請函A的文字較有禮,可見Jasson與Mr.Cao這名客戶並不熟識,兩方可能有過一面之緣,但還沒有大量的業務往來,這次的活動或許是個很好的機會來開發新客戶,因此Jasson特地寫信邀請對方來參加這次的產品展示會,藉機介紹自家產品,希望促成未來合作契機。
1.I’mwritingonbehalfof~
較為正式的開頭句「我代表……寫這封信給您」,通常若與對方初次通信,我們多用此句開頭,語氣正式,並且表明來意,讓對方一目了然。
且因為初次聯繫,主管的姓名和稱謂都完整告知,對方不用猜測,加速彼此溝通,這點相當重要。
2.wewouldliketoinviteyouto~
此句表明邀請函的用意,後面活動細節,如日期、時間、地點、內容等基本訊息一次到位,簡單明瞭,這是商業書信的特色。
3.itwouldbeanopportunityforyouto~
此句提供對方一個來參加的誘因,畢竟彼此還未合作,為了增加對方參加的意願,可以採用某些語句來吸引對方。
後面可以加上任何不定詞片語,內容目的在推銷公司。
寫信人可能認為公司的工程師和設計師業界公認很優秀,所以特地用這點來吸引閱信人的注意。
4.wehopeyouareabletoattend
結尾語氣較為正式「我們希望你能共襄盛舉」,而welookforwardto是常見email結尾句,用法注意後面只能加動名詞V-ing,因為to在此為介系詞的用法。
5.抬頭稱謂、結尾問候語和署名
DearMr.Cao:開頭稱謂尊敬,用姓而非名稱呼對方Yourssincerely:這個是較為尊敬的結尾問候語,誠摯地邀請您JassonGavin:寫信人的署名需全名,畢竟彼此不熟,若只說出名,怕對方誤會是其他同名者
邀請函B很顯然是認識的人的email寫法,內容輕鬆許多,較不拘束在禮節上面,簡單幾句表明邀請內容便結束。
6.Danaaskedmetowritetoyou.
這句開頭直接稱呼主管名字,可見彼此相對熟識,且直接用asksbtodosth的非正式詞彙,相對前封email採用的AiswritingonbehalfofB的用法簡單許多。
7.areyoufreeonthisdate
這句彷彿是邀請朋友週末出去玩般地隨性,可見彼此交情匪淺,少了客套的話術。
另外彼此似乎還有共同認識的人,因此順便邀請對方一起來,直接採用問句wouldyouandPaulliketocome,語氣較不正式。
8.IhopetoseeyouonMay4.
希望當天能看到你,簡單一句道出兩人的交情。
這句結尾簡潔有力,不需太多贅字,應該是彼此合作多年,已經建立相當的默契,這也並非是對方首次受邀參加活動,所以可以簡潔扼要。
9.抬頭稱謂、結尾問候語和署名
DearHenry:稱謂直呼對方名字Bestwishes:最佳祝福,不正式的結尾問候語Jasson:署名也是採用寫信人的名字種種跡象皆告訴我們彼此關係熟悉,絕非初次聯繫。
【多益模擬試題】
DearMrs.Leonard,
Inresponsetoyourrequestforinformationonthisyear’sScientificSociety’sConvention,Iampleasedtoconfirmthattheeventwillrunovertheweekendofthe30thand31stofJuly.Thevenueisunchangedfromlastyear,TheChesneyConferenceCenter;however,wewillbehostingsomeadditionalseminarsintheadjoiningfacility,TheChesneyParksHall.
Thisyear,therewillbeanadditionaladministrationfeeof$5perpersonontopofthe$5entrancefee,whichgivesyoucompleteaccesstoallthevenues,facilitiesandevents.Donationsarealsoencouraged–theScienceSocietyisavoluntary,non-profitorganizationdedicatedtotheadvancementofscienceandtopromotingdiscussionwithinandbeyondthescientificcommunity.
Parkingspaceswillbeatapremium,thereforeIstronglyadviseyoutobookinadvanceshouldyouwishtotravelbycar.Thereisafeeof$5perparkingspace.Itisnotrecommendedthatyoutravelbycarunlessyouhavebookedaspaceinadvance,asyoumaybeturnedawayatthegatesofthecomplex.Alternatively,youmaywishtotakethecomplimentaryshuttlebuswhichdepartsfromtheHaytonHotelinthecitycenteronthehour,everyhourbetween8a.m.and5p.m.onbothdays.
Welookforwardtogreetingyouinpersonattheevent.
Yourssincerely,JamesShaw
1.WhatisJamesShaw’smainreasonforwritingthisletter?(A)TonotifyMrs.Leonardoftheupcomingconvention.(B)ToprovideMrs.Leonardwiththeinformationsherequested.(C)ToencourageMrs.Leonardtoattendtheconvention.(D)ToprovideMrs.Leonardwithdetailsonhowtogettotheconvention.
2.Howmuchdoesitcosttoattendtheconventionifyouwantparking?(A)Nothing,thoughdonationsarewelcome.(B)$5perperson.(C)$10intotal.(D)$15intotal.
解析:
1.正解為(B)。
本題詢問「James
Shaw寫這封信的目的為何?」一般來說,英文書信開頭便會開宗明義說明信件主旨,因此我們可以直接看第一段開頭In
responsetoyourrequestforinformationonthisyear’sScientificSociety’s
Convention(為了回應您針對今年科學協會會議資訊提出的請求),故答案應選(B)。
2.正解為(D)。
本題詢問「若是需要停車位,總體費用多少?」首先第二段提到there
willbeanadditionaladministrationfeeof$5perpersonontopofthe$5
entrancefee(每個人除了入場券費用5元外需另加5元的註冊費),這樣就共10元;再加上停車位,第三段提到There
isafeeof$5perparkingspace(每個停車位費用5元),這樣一來,總共是15元,故答案為(D)。
文/BuffyKao
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