休假之前,先寫好Out of office message - 世界公民文化中心
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有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。
Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as ...
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很多專業人士特別是在外商工作的人,離開辦公室一段時間,像請假或休假之類的,都習慣用outofofficemessage。
這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。
網路上流傳一個帖子,有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:
"I'mtakingmycompensationleave and willbeinSouthAfrica.Ifitisurgent,youcancontactmysecretary,Ms.XXXatOOOOOO.Ifitisnon-urgent,youcansenditto.....Thankyou."
(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。
謝謝)
這個訊息的問題是(1)說了太私人的訊息,例如compensationleave(補休)或SouthAfrica(南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
(2)ifitisurgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?
寫專業的out-of-officemessage其實不難,只要記這三個步驟:
第1步:禮貌招呼
Thankyouforyouremail.謝謝來信。
Thankyouforyourmessage.謝謝你的訊息。
YouhavereachedthemailboxofJasonWang.你已寄件給JasonWang。
第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦
Iamcurrentlyoutoftheofficewithlimitedaccesstoemail. 我目前不在,不方便使用郵件。
IwillbebackonNov.25,2015. PleasereferallurgentmatterstoMs.JaneChenatthefollowingemailaddress[OOO]. 我將於2015年11月25日回來。
有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。
Ourofficeisclosedtodayduetoanationalholiday.Iwillbebackintheofficetomorrowandwillreplytoyouremailassoonaspossible. 因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。
第3步:結尾:簡單的signoff
Regards,(yourname)
Kindregards,(yourname)
Thankyouforyourmessage.Bestregards,(yourname) Regards,Kindregards和Bestregards意思都差不多,regards是致上問候,有了kind和best或親切的問候、最好的問候。
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