工作能力高的人回覆信件有個特徵 - 天下雜誌

你知道嗎？工作能力強的人，在回覆電子郵件上，有一個共通點。

商品或服務顧問野呂映志郎更直言，利用打電話溝通事情的人「很少是工作能幹的」。

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商品或服務顧問野呂映志郎更直言，利用打電話溝通事情的人「很少是工作能幹的」。

862817瀏覽數 圖片來源：shutterstock 分享 其他 文 書摘精選 野呂映志郎 時報出版 發布時間：2017-07-11 862817瀏覽數 「確實傳達」比「詳細說明」更具效果 為什麼工作能力高的人信件內容都很短 我們的生活如果一天少了「聯絡」，不論工作或日常都無法順利運作。

聯絡方式一年比一年進步，方便的工具一個接著一個被開發出來，我們的生活也不斷在改變。

近兩百年來，通訊方式一路從信差，慢慢轉變到郵局、電話、E-mail、聊天室等各種方式。

變得方便代表著什麼呢？意思就是變得越來越有效率。

不論你期不期望見到這樣的進步，它還是會一直進展下去。

如果你想要成功，就必須跟上現代的速度，別無選擇。

有些人在理性上明明知道必須這麼做，但實際做出的動作卻無法達到協調。

舉例來說，明明可以用其他方式傳達，卻刻意選擇打電話。

這樣的動作只會讓你跟不上速度，也會占用對方的時間。

基本上，E-mail之所以會廣泛普及，就是因為怕打電話會占用對方的時間，才刻意轉為文書形式。

恕我直言，我覺得常打電話的人很少是工作能幹的。

我自己基本上也只有在跟店家預約或迷路時，才會打電話。

另外就是出狀況時，認為有必要直接跟對方說話才會打電話。

廣告 還有，到現在還有人會在寄出E-mail後，打一通電話告知對方，這也是本末倒置的做法。

雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀，但現在除非有必要請對方立即確認，否則只是在浪費時間。

E-mail的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間，卻反而花費兩道手續的時間，這麼一來就失去意義了。

不過，更重要的是E-mail的內容。

如果是商務E-mail，便以「簡潔有力的內容」為基本。

理所當然地，內容不可以太過冗長。

如果是想要傳達企畫內容等長篇文字，以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。

不知道為什麼，長篇大論的E-mail內容會覺得不易閱讀，但如果是以Word或PowerPoint打出相同內容，即使冗長也能夠輕易閱讀。

一封E-mail應該以一件議題為限。

廣告 行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封，應該像這樣分開主題來傳送E-mail。

這麼一來，對方回覆時也會比較方便。

假設一封E-mail裡寫了四件議題，當中有三件議題可以立刻答覆，剩下一件議題必須做確認。

在這樣的狀況下，經常需要等到該議題完成確認後，才能夠回覆。

為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來就白白浪費了時間。

應該動一動腦筋，讓可以先進行的工作順利進行下去。

另外，E-mail的內容還有一個大前提，也就是必須清楚表明目的。

基本上不論寫任何文章都一樣，訣竅就在於站在閱讀一方的立場來寫文章。

如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態，就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣，溝通將無法成立。

思考要點Focusonthinking 廣告 E-mail不需要寫時令問候語，也不該寫超過十行以上。

●一開始就寫出結論。

●每句話都必須簡潔有力，避免多次使用連接詞串聯句子。

本文摘自時報出版《為什麼麥可要穿白襪子？：36個與眾不同的反轉思考術！》 相關熱門主題 訂閱天下每日報（每週一至週五發送） 天下編輯精選國內外新聞，每天早晨發送，也可以聆聽語音朗讀 訂閱天下每日報 編輯精選新聞，早晨寄送 訂閱 感謝您的訂閱！ 請查看您的信箱，我們將寄送驗證信給您，確保未來信件會送到您的信箱 #工作能力 #溝通 #回信 你可能有興趣 拒當「職場暴走族」用代謝力解救職場壓力｜廣編企劃 最新訊息 領取首訂優惠3個月$399(原價$699) 訂閱天下雜誌電子報 天下雜誌當期內容的精華與延伸，每周三發送最具時效性的深度內容 立即訂閱 您已成功收藏此文章 您已成功取消收藏此文章 請先登入或註冊登入會員後，即可收藏文章 註冊 登入 請先登入天下雜誌會員 文章PDF檔案下載為全閱讀專屬功能，若您還不是天下全閱讀訂戶，請先訂閱。

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