建構知識地圖，用PDCA傳承隱性知識 - 經理人

星期一早上9點，陳力進辦公室後，打開公司知識管理平台的行事曆， ... 及產業競爭環境的改變，功學社開始思索如何傳承七十年來的智慧經驗與內隱知識， ... 建構知識地圖，用PDCA傳承隱性知識 建構知識地圖，用PDCA傳承隱性知識 2020-10-05T09:26:42+0800 2007-05-02T08:00:00+0800 https://cdn.bnextmedia.com.tw/mt/images/mt-192x192.png 經理人Managertoday 《經理人月刊》編輯部 http://4.bp.blogspot.com/-yCFjl9xRYXE/VFGZvORKxrI/AAAAAAAARgI/9cNCmZAZr9U/s720/ZZ066015.jpg 星期一早上9點，陳力進辦公室後，打開公司知識管理平台的行事曆，追蹤著上周的工作進度。

這時，他突然發現「待辦事項」閃著警示燈，點選進入後，原來是主管在周末出差前的臨時交辦事項，要他在今天下午兩點前，完成 星期一早上9點，陳力進辦公室後，打開公司知識管理平台的行事曆，追蹤著上周的工作進度。

這時，他突然發現「待辦事項」閃著警示燈，點選進入後，原來是主管在周末出差前的臨時交辦事項，要他在今天下午兩點前，完成第二階段知識管理導入的成果評估。

陳力立刻透過即時通訊系統，緊急召開小組成員會議，進行兩小時的線上討論與工作分配。

由於公司擁有完整的知識庫與文件管理系統，會議結束的同時，員工也 收到每個成員提供的資料檔案，他只要再花點時間彙整就可提前e-mail給主管了。

如此一來，原定下午3點要參加的「時間管理與工作改善」線上課程，也不會因為臨時交付的任務而耽擱了。

智慧經驗如何傳遞？用PDCA導入知識管理 這是2002年，功學社集團（KHS）計畫導入知識管理（KnowledgeManagement），為員工所規畫的夢想藍圖。

以貿易商起家的功學社，在日治時代就已創立，如今更成長為全球前五大管樂器及前三大爵士鼓廠商。

因應知識經濟時代來臨及產業競爭環境的改變，功學社開始思索如何傳承七十年來的智慧經驗與內隱知識，因此在2002年提出以「全球音樂知識價值系統」為主軸的知識管理導入計畫；並以〈知識管理規劃白皮書〉展開為期3年的布局。

根據外部顧問、威霆競爭策略研究中心執行長陳永隆，與功學社KM小組的共識，第一年的重點將鎖定： ■Plan（計畫）的關鍵，主要是制定一本〈知識管理規劃白皮書〉。

整本白皮書多達八十幾頁，只要是功學社的一級主管都人手一本；內容從企業願景、目標、三階段的行動方案，到什麼時間點該做哪些檢核、用什麼樣的團隊來推KM、使用的KM系統，甚至細部執行項目及預期效益，都有非常清楚的描述。

儘管還沒有真正開始「D」，陳永隆認為，P（plan）的時候其實就要把一些行動方案寫清楚，後來才有可以依循的指標 。

■Do（執行）主要在完成兩件事：知識盤點（knowledgeaudit）與系統建置。

企業做KM，「知識地圖」是最基本的，而組成知識地圖的3要素就是知識庫、社群與專家；因為三者之間可以雙向形成6條通路，環環相扣，互有關聯。

有了文件庫、專家黃頁、知識社群，以後企業要找知識，除了可以從文件找，還可以從社群、從專家找。

■Check（檢核）是利用知識價值鏈（knowledgevaluechain）來做績效評估，概念是把平衡計分卡的4個構面、加上第五個創新構面，做為KM的5個指標；也就是說，做KM不是只為了追求企業獲利，也為了顧客滿意、員工成長、流程改善、以及創新。

■Achievement&Action（成果與行動）則是以KM周年慶做為這一年來的總回顧，具體成果包括8張海報、2張VCD，同時藉由中高階主管的意見回饋，做為第二年PDCA的參考。

此外，透過每周開會，再隨時檢驗每個P、D、C、A大項下的各子計畫的PDCA。

內部專家如何產生？透過員工票選，建立專家黃頁 功學社花了半年時間完成幾百個專業領域、八百多位員工的知識盤點工程，包括知識庫要怎麼分類、目錄要怎麼分；需要什麼樣的社群、討論的議題；以及內部的專家名單。

功學社的知識庫分為6大類：行銷、製造、品保、管理、音樂教育跟專案。

專家名單盤點出來之後，在KM平台上會有專家黃頁，可以看到某位專家在哪個部門、他的e-mail跟專長領域；而每個選項點選下去，都可以看到專家的履歷。

專家的產生或專長數 主要是透過對內部員工做問卷所統計出來的。

問卷分為兩種，一種是問：「遇到某個專業領域問題時，你覺得公司最專業的人是哪些人？」依專業度至少列出5個名單；另一種則是：「遇到這個問題時，你會問誰？」透過兩種問卷的交叉比對，會發現：有些人覺得A先生的專業度第一名，可是會去詢問的前五名沒有他，就表示這個人有問題；如果A是專業度夠、大家又喜歡問他，這種人的知識經驗就是最值得優先保存；但如果是大家常問、可是專業度很低，這也是個危機。

陳永隆進一步說明，「這其實沒有什麼科學根據，純粹就是全體員工的經驗跟感覺，但web2.0的時代，誰最準？是群眾，不是專家。

」 如何吸引知識社群？透過版主機制，交流分享心得 社群就是內部同仁的討論區、腦力激盪區，功學社的社群可分為一般類跟知識類，比例為二比一。

陳永隆認為，如果一家企業全都是很沉悶的專業社群，有的時候動不起來；反而如果能夠放一些輕鬆的瑜伽、減肥、英文社群，這邊的流量一多，就自動會流向專業社群，因為在網路上是沒有隔閡的。

而版主才是決定這個社群能不能動起來的關鍵，因此被邀請當版主的人，有些事一定要做，像是如果有人提供訊息，你要去回 覆；如果有人有不當言論，你要去管制；有新手來，你要去打招呼。

之後還必須接受考核，甚至如果點閱流量太少，還可能面臨社群被關閉的命運。

這些網路社群，有時也會辦一些實體的讀書會或邀請專家演講，而一定會全程錄影、寫課後心得，然後送交主管審核；但所有心得一定會放到網路上，讓大家分享彼此的心得。

隱性知識如何傳承？鎖定專家分享，全程錄音錄影 要成功導入KM最大的關鍵還在於內容的不斷產生，功學社在第一年就累積了三百多筆的集團知識。

功學社的做法是，透過隱性經驗的傳承、以及養成KM的習慣。

所謂KM的習慣是指，只要有會議就有會議紀錄、簡報，只要有演講或教育訓練，一定全程錄音錄影、還要有心得分享。

而隱性經驗的傳承，則是經過盤點過程裡鎖定一些專家，然後利用訪談、師徒輔導、教育訓練、座談、虛擬社群等方式，把這些人在不同領域的專 業「挖」出來，最後具體產出錄音帶、錄影帶、講義文件和活動紀錄。

但隱性傳承不是傳給KM小組，KM小組只是搭一個平台，由專家決定要傳給誰，受傳承對象需先擬出問題稿。

而無法以文字或口語傳承的經驗，比如老師傅調音的全程、橫笛表面薄膜的處理過程、鼓的校正程序等，則拍下影片，用影像做保存。

因為知識來自不同的領域，不管是文件分享、社群討論議題、還是專家經驗傳承，最後都會用平衡計分卡的4個 構面加上創新第五個構面做指標；也就是知識有沒有價值，就看這個知識能不能對這5個構面有所貢獻，才能與功學社的知識價值鏈相互連結。

功學社以3年時間逐步完成三階段目標，從第一年建立知識管理平台、進行知識、競爭力與資源盤點；到第二年企業知識價值鏈的啟動、將核心經驗傳承電子化；第三年進而推動音樂產業服務網路化，透過PDCAA不斷改善的循環，隨著時間的增加，就像滾動向前的輪子，企業價值 也能不斷提升。

領導帶人 經營管理 行銷業務 工作術 自我管理 專題 活動 文章 最新上線 熱門文章 專家觀點 專題 一日充電 每日一句 每日單字 每日電子報 知識加值 新商業學校 新書快讀 管理知識庫 課程團票 品牌活動 100MVP經理人 近期活動 雜誌 最新出刊 訂閱優惠 主題分類 經營管理 領導帶人 行銷業務 工作術 自我管理 時事話題 產業趨勢 特色內容 商管選書 管理辭典 職場英文 八分生活 關於巨思 內容轉載規範 服務條款與隱私權政策 廣告刊登 場地租借 徵才 客服信箱：[email protected] 讀者服務專線：886-2-87716326 服務時間：週一~週五：09:00~12:00；13:30~17:00 106台北市大安區光復南路102號9樓 找課程 訂雜誌 聽說書 文章 最新上線 熱門文章 專家觀點 專題 主題分類 經營管理 領導帶人 行銷業務 工作術 自我管理 時事話題 產業趨勢 特色內容 商管選書 管理辭典 職場英文 八分生活 一日充電 每日一句 每日單字 每日電子報 知識加值 新商業學校 新書快讀 管理知識庫 課程團票 品牌活動 100MVP經理人 近期活動 雜誌訂閱 最近出刊 訂閱優惠 關於巨思 內容轉載規範 服務條款與隱私權政策 廣告刊登 場地租借 徵才 客服信箱：[email protected] 讀者服務專線：886-2-87716326 服務時間：週一~週五：09:00~12:00；13:30~17:00 106台北市大安區光復南路102號9樓 追蹤我們 建構知識地圖，用PDCA傳承隱性知識 2007/05/02 MT 《經理人月刊》編輯部 星期一早上9點，陳力進辦公室後，打開公司知識管理平台的行事曆，追蹤著上周的工作進度。

這時，他突然發現「待辦事項」閃著警示燈，點選進入後，原來是主管在周末出差前的臨時交辦事項，要他在今天下午兩點前，完成第二階段知識管理導入的成果評估。

陳力立刻透過即時通訊系統，緊急召開小組成員會議，進行兩小時的線上討論與工作分配。

由於公司擁有完整的知識庫與文件管理系統，會議結束的同時，員工也 收到每個成員提供的資料檔案，他只要再花點時間彙整就可提前e-mail給主管了。

如此一來，原定下午3點要參加的「時間管理與工作改善」線上課程，也不會因為臨時交付的任務而耽擱了。

智慧經驗如何傳遞？用PDCA導入知識管理 這是2002年，功學社集團（KHS）計畫導入知識管理（KnowledgeManagement），為員工所規畫的夢想藍圖。

以貿易商起家的功學社，在日治時代就已創立，如今更成長為全球前五大管樂器及前三大爵士鼓廠商。

因應知識經濟時代來臨及產業競爭環境的改變，功學社開始思索如何傳承七十年來的智慧經驗與內隱知識，因此在2002年提出以「全球音樂知識價值系統」為主軸的知識管理導入計畫；並以〈知識管理規劃白皮書〉展開為期3年的布局。

根據外部顧問、威霆競爭策略研究中心執行長陳永隆，與功學社KM小組的共識，第一年的重點將鎖定： ■Plan（計畫）的關鍵，主要是制定一本〈知識管理規劃白皮書〉。

整本白皮書多達八十幾頁，只要是功學社的一級主管都人手一本；內容從企業願景、目標、三階段的行動方案，到什麼時間點該做哪些檢核、用什麼樣的團隊來推KM、使用的KM系統，甚至細部執行項目及預期效益，都有非常清楚的描述。

儘管還沒有真正開始「D」，陳永隆認為，P（plan）的時候其實就要把一些行動方案寫清楚，後來才有可以依循的指標 。

■Do（執行）主要在完成兩件事：知識盤點（knowledgeaudit）與系統建置。

企業做KM，「知識地圖」是最基本的，而組成知識地圖的3要素就是知識庫、社群與專家；因為三者之間可以雙向形成6條通路，環環相扣，互有關聯。

有了文件庫、專家黃頁、知識社群，以後企業要找知識，除了可以從文件找，還可以從社群、從專家找。

■Check（檢核）是利用知識價值鏈（knowledgevaluechain）來做績效評估，概念是把平衡計分卡的4個構面、加上第五個創新構面，做為KM的5個指標；也就是說，做KM不是只為了追求企業獲利，也為了顧客滿意、員工成長、流程改善、以及創新。

■Achievement&Action（成果與行動）則是以KM周年慶做為這一年來的總回顧，具體成果包括8張海報、2張VCD，同時藉由中高階主管的意見回饋，做為第二年PDCA的參考。

此外，透過每周開會，再隨時檢驗每個P、D、C、A大項下的各子計畫的PDCA。

內部專家如何產生？透過員工票選，建立專家黃頁 功學社花了半年時間完成幾百個專業領域、八百多位員工的知識盤點工程，包括知識庫要怎麼分類、目錄要怎麼分；需要什麼樣的社群、討論的議題；以及內部的專家名單。

功學社的知識庫分為6大類：行銷、製造、品保、管理、音樂教育跟專案。

專家名單盤點出來之後，在KM平台上會有專家黃頁，可以看到某位專家在哪個部門、他的e-mail跟專長領域；而每個選項點選下去，都可以看到專家的履歷。

專家的產生或專長數 主要是透過對內部員工做問卷所統計出來的。

問卷分為兩種，一種是問：「遇到某個專業領域問題時，你覺得公司最專業的人是哪些人？」依專業度至少列出5個名單；另一種則是：「遇到這個問題時，你會問誰？」透過兩種問卷的交叉比對，會發現：有些人覺得A先生的專業度第一名，可是會去詢問的前五名沒有他，就表示這個人有問題；如果A是專業度夠、大家又喜歡問他，這種人的知識經驗就是最值得優先保存；但如果是大家常問、可是專業度很低，這也是個危機。

陳永隆進一步說明，「這其實沒有什麼科學根據，純粹就是全體員工的經驗跟感覺，但web2.0的時代，誰最準？是群眾，不是專家。

」 如何吸引知識社群？透過版主機制，交流分享心得 社群就是內部同仁的討論區、腦力激盪區，功學社的社群可分為一般類跟知識類，比例為二比一。

陳永隆認為，如果一家企業全都是很沉悶的專業社群，有的時候動不起來；反而如果能夠放一些輕鬆的瑜伽、減肥、英文社群，這邊的流量一多，就自動會流向專業社群，因為在網路上是沒有隔閡的。

而版主才是決定這個社群能不能動起來的關鍵，因此被邀請當版主的人，有些事一定要做，像是如果有人提供訊息，你要去回 覆；如果有人有不當言論，你要去管制；有新手來，你要去打招呼。

之後還必須接受考核，甚至如果點閱流量太少，還可能面臨社群被關閉的命運。

這些網路社群，有時也會辦一些實體的讀書會或邀請專家演講，而一定會全程錄影、寫課後心得，然後送交主管審核；但所有心得一定會放到網路上，讓大家分享彼此的心得。

隱性知識如何傳承？鎖定專家分享，全程錄音錄影 要成功導入KM最大的關鍵還在於內容的不斷產生，功學社在第一年就累積了三百多筆的集團知識。

功學社的做法是，透過隱性經驗的傳承、以及養成KM的習慣。

所謂KM的習慣是指，只要有會議就有會議紀錄、簡報，只要有演講或教育訓練，一定全程錄音錄影、還要有心得分享。

而隱性經驗的傳承，則是經過盤點過程裡鎖定一些專家，然後利用訪談、師徒輔導、教育訓練、座談、虛擬社群等方式，把這些人在不同領域的專 業「挖」出來，最後具體產出錄音帶、錄影帶、講義文件和活動紀錄。

但隱性傳承不是傳給KM小組，KM小組只是搭一個平台，由專家決定要傳給誰，受傳承對象需先擬出問題稿。

而無法以文字或口語傳承的經驗，比如老師傅調音的全程、橫笛表面薄膜的處理過程、鼓的校正程序等，則拍下影片，用影像做保存。

因為知識來自不同的領域，不管是文件分享、社群討論議題、還是專家經驗傳承，最後都會用平衡計分卡的4個 構面加上創新第五個構面做指標；也就是知識有沒有價值，就看這個知識能不能對這5個構面有所貢獻，才能與功學社的知識價值鏈相互連結。

功學社以3年時間逐步完成三階段目標，從第一年建立知識管理平台、進行知識、競爭力與資源盤點；到第二年企業知識價值鏈的啟動、將核心經驗傳承電子化；第三年進而推動音樂產業服務網路化，透過PDCAA不斷改善的循環，隨著時間的增加，就像滾動向前的輪子，企業價值 也能不斷提升。