英文商業email 寫法秘訣

在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的，可以運用的英文句型如下：. I am writing to inquire … (我寫這封信想詢問…) I am ... Skiptocontent 正式英文email究竟該怎麼寫？ 該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？ 又該如何有禮貌地結束信件？ 小V幫你搞定英文商業email， 讓你職場應對超得體！ 這篇介紹的是比較正式的商業信件(businessemail)，在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到，跟常合作的同事可能用詞就會比較不正式(informal)。

在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法，尤其是跟nativespeaker溝通的時候要特別注意文法。

我們來看看email的實際內容吧！ TableofContents 1.Greeting問候語2.Purpose目的3.Content內文4.Closing結尾5.Sign-offandsignatureblock結尾敬語與簽名檔英文商業email範例 1.Greeting問候語 Businessemail的開頭都需要一個問候語(greeting)，最常見的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子： DearJohn, DearMr.JohnSmith, DearMr.Smith, 加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字(firstname)就可以了。

再來提供給大家一個還蠻常見的用法，在你不確定收件人是誰的時候很好用！公司收到這種信通常都會轉寄(forward)給相關的人員。

ToWhomItMayConcern, DearSirorMadam, 要記得這些greeting後面都需要加一個逗號(comma)然後空一行(emptyline)才能開始撰寫信的內容！ 2.Purpose目的 在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的，可以運用的英文句型如下： Iamwritingtoinquire…(我寫這封信想詢問…) Iamwritinginreferenceto…(我寫這封信是關於…) 在回覆信件的時候，可以這樣說： Thankyouforreachingouttousregarding…(感謝您主動聯絡我們關於…) 這邊的inreferenceto還有regarding都是是「有關」或「關於」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。

口語：I’mtalkingaboutthemeetingscheduledfornextweek.(我在說的事情是和預計下禮拜召開的會議有關。

) 正式：Iamwritinginreferencetothemeetingscheduledfornextweek.(我寫此封信的目的是和預計下禮拜召開的會議有關。

) 正式：Iamwritingtoyou regardingthepossibilityofschedulingameetingfornextweek.(我寫此封信的目的是和預計下禮拜召開的會議有關。

) 大家有沒有注意到inreferenceto的用法跟regarding有一點點不同？通常inreferenceto用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding的用法比較廣泛。

3.Content內文 再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭(clearandconcise)，相信大家每天也收到很多email，不想讀冗長沒有重點的信吧！ 記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫，否則聽起來會像在吶喊(笑)，不過我們可以用粗體讓重點句子比較明顯。

PLEASEREVIEWTHEATTACHEDDOCUMENTSTHOROUGHLY.(X) Pleasereviewtheattacheddocumentsthoroughly.(O) 跟附件相關的用法與例句： Ihaveattachedsth.foryourreview. Ihaveattachedthepreviouslymentioneddocumentsforyourreview.(上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。

) Pleaseseetheattacheddocumentsforsth. Pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices.(請參閱附加檔案內之服務相關報價。

) 4.Closing結尾 信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋接下來要做什麼。

Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.(若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。

) Thankyouforyourtimeandconsideration.(感謝您的寶貴時間。

) Ilookforwardtohearingfromyou.(我很期待能夠收到您的回覆。

) 5.Sign-offandsignatureblock結尾敬語與簽名檔 再來就是信件的結尾，會有sign-off和signatureblock，sign-off要注意只有第一個字需要大寫且後面要加上逗點，下面提供一些最常看到的sign-off： Sincerely, Yourssincerely, Respectfully, Bestregards, 在北美其實比較少人會用Bestregards，它不算正式，所以大多數的人會用Sincerely，它是最正式和最安全的用法！想學習更多sign-off的寫法可以參考這篇文章： 信件結尾除了用Bestregards，你還有更多用法！七個實用英文結尾用語 sign-off後面要接signatureblock，這個包括你的姓名(fullname)、職稱(title)、公司(company)、聯絡資訊(contactinformation)等，如下範例所示： Sincerely, (Signatureblock) JohnSmith SalesRepresentative,FlooringCompany +886-900-000-000 英文商業email範例 最後我們來看看完整的商業email長什麼樣子： DearMs.Jones, Thankyouforreachingouttousregardingpricequotationsforhardwoodflooring.Pleaseseetheattacheddocumentforapreliminaryquotation.Thesequoteswillvarygreatlydependingonyourchoiceofboardwidth,texture,color,finishetc.Onceourtechniciansassessthespaceyouwishtoinstallnewflooringin,wewillbeabletoprovideyouwithamoreaccuratequote.Ihavealsoattachedphotosofseveralofthewoodsampleswecurrentlyhaveinstock. Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.Pleaseletmeknowifyoudecidetomoveforwardwiththeassessment,andIlookforwardtohearingfromyou. Sincerely, (Signatureblock) JohnSmith SalesRepresentative,FlooringCompany +886-900-000-000 最後，寫完信件之後也不要忘記要檢查有沒有文法或拼法的錯誤！ 不能不知道！14個英文商務用語(The14BusinessEnglishIdiomsYOUMUSTKNOW|BusinessEnglishVocabulary)  迫不及待想馬上開始練習嗎？ 快打開VoiceTubeApp練英文！ ✦立即下載>>>https://bit.ly/myenglishissogood 英文單字不要硬背！藉由VoiceTubeApp看影片，不會的單字反覆聆聽，加上單字測驗練習，聽寫齊下，立刻熟記！ 文/JoyceLee 圖/TheNextWebPhotos,CCLicensed 來源/Englishtown,wikiHow 作者簡介/VoiceTube看影片學英語 《RidetheVibes脈搏秀》VoiceTube原創Podcast於iTunes、Spotify雙平台上線了！快點擊下方連結下載收聽！ iTunes：https://apple.co/38h1b6j Spotify：https://spoti.fi/2GSR1wE 【更多文章】英文信件結尾只會用Bestregards,嗎？10大常用email結語一次學起來！英文書寫與電子郵件難下筆？英文書信格式懶人包你的英文商業email寫對了嗎？避開這些禁忌增加溝通效率！ 文章導覽 ←Previous文章Next文章→ Trending: 字母A到Z開頭女生英文名字大集合，中文翻譯意義一次了解！ 別再說“Iamboring”！這十種最常見的英文錯誤你中了幾個？ 【推薦】看什麼影片學英文？十個你不能不知道的英文學習YouTube頻道！ 信件結尾除了用Bestregards，你還有更多用法！七個實用英文結尾用語 英文商業email寫法秘訣 Recent: 從最夯台劇《華燈初上》學英文！經典語錄、各種議題英文說法一次學起來！ 2021年12月15日 【節日英文】用英文聊聖誕節！一起認識各種聖誕裝飾的英文說法與由來！ 2021年12月14日 【職場英文】認識MBTI性格分析指標，找到你的職場性格屬性！ 2021年12月13日 【冬奧特輯】危險又致命的無舵雪橇介紹！一起認識luge的美！ 2021年12月10日 膠囊衣櫥知多少？小資族必學的時尚小技巧！ 2021年12月09日