【陳超明×國際溝通講堂】回覆英文邀請函真正的挑戰剛開始

一般來說， 國外講者回覆邀請函有三種可能，一是接受邀請，二是婉拒邀請，三是提問。

當講者對會議規畫、會議主題仍有疑慮，會針對內容提問，並視回覆評估是否接受。

遇到這 ... EnglishCareer第60期名家專欄陳超明／國際溝通講堂 24,006 上期本專欄提及，如何寫出正確又不失禮的英文邀請函，這只是籌備國際研討會的第一步，收到國外講者回信後才正式進入國際溝通階段。

一般來說，國外講者回覆邀請函有三種可能，一是接受邀請，二是婉拒邀請，三是提問。

當講者對會議規畫、會議主題仍有疑慮，會針對內容提問，並視回覆評估是否接受。

遇到這種情況，除明確回覆信中的疑問外，亦可趁機說服講者。

秀玟任職於文明顧問公司，為協助籌備「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會，上星期將英文邀請函寄給幾位國外知名教授，邀請他們來台灣擔任主講。

一星期後，收到的回覆信函中有位講者答應，另一位則是拒絕。

秀玟希望能簡單扼要地回覆，發現比想像中困難許多。

原來邀請函寄出後，挑戰才剛開始。

邀請講者時，最開心的莫過於對方一口答應並接受邀約。

接受邀請的可能回覆內容包括：“Iamhappytoacceptyourinvitation.”（我很樂意接受你的邀請。

）或者是“ItwillbemyhonortobeaspeakeratyourInternationalSymposium.”（我很榮幸能在你們的國際研討會上擔任主講。

）   三大實用句型安排細節沒煩惱 一、WoulditbepossiblethatS＋V 講者答應邀請後，還有許多講座相關細節必須洽談，如確認具體演講主題等，運用以下句型，可委婉地向國外講者提出建議。

【例句】 1.Woulditbepossiblethatyouintroducesometalentmanagementstrategiesincreativeindustries?（可否請您介紹一些創意產業的人才管理相關策略呢？） 2.Woulditbepossiblethatyouintroducetheemergingtrendsinbigdataapplications?（可否請您介紹大數據應用的趨勢呢？） 二、PleasekindlyV+Nounasbelow： 與國外講者溝通時，有時須確認多項細節，建議可用條列方式列出。

【例句】 Pleasekindlycheckthedetailsasbelow.（請協助確認以下細節。

）   三、Couldyouprovidemewith+Nounby+specifictime 國外講者須在期限內提交簡歷、簡報等，可使用以下句型要求其準時提交。

【例句】 CouldyouprovidemewithyourCVandphotobytheendofMarch?（方便請您在3月底前提供您的簡歷及照片嗎？）   如何藉回覆信函展現邀請誠意 學會如何回覆信函後，還有哪些需要注意的小技巧呢？ 一、展現積極，適度追蹤信件： 邀請函寄出後，有些講者無法即時回覆。

通常三天後沒收到回音，可再寄一封follow-upletter，在開頭註明“Thisisafollow-uplettertotheinvitationtoourSymposium.”並附加邀請函。

二、確認資訊，將溝通要點條列化： 收到國外講者答應邀約後，除表示感謝外，建議列出需要配合的事項，如履歷及會議資料的繳交期限等，用意為提醒期程，亦有重複確認出席意願之作用。

  國外講者回函範例：接受邀約 DearMs.Chen, 親愛的陳小姐 Iapologizeforthedelayedreply.Ihavebeenbusyworkingonvariousprojectsandattendingtoofficework,butshouldhaverepliedyouearlier. 很抱歉這麼晚才回信。

之前忙著參與各種計畫、處理事務，應早一些回覆。

ItwouldbeagreathonorformetomakeapresentationatyoursymposiumnextSeptember.Whatwillbetheissuesyouwouldlikemetoaddressinthispresentation? 我很榮幸能在今年9月的研討會上發表演講。

你們希望我在演講中討論什麼議題呢？ PleaseletmehavedetailswhenyouhavethemsoIcanarrangemyitineraryandbookflights. 得知後續相關細節時，請通知我，以便我安排旅程並預訂機票。

Thankyouforthisinvitation. 感謝您的邀請。

BestRegards, 致上我最好的問候， ChrisBilton 克里斯•比爾頓   對方接受邀請後的回信範例：感謝並確認 DearProfessorChrisBilton, 親愛的克里斯•比爾頓教授 Thanksforyourconfirmation.ItisourhonortohaveyouatourSymposiuminSeptember. 感謝您的確認。

很榮幸能邀請到您參加9月份的研討會。

TheconfirmedagendaandofficialinvitationwillbesentoutinthebeginningofApril. 確認過後的議程及正式邀請函將會在4月初寄給您。

Wehavebeenquiteimpressedbyyourrecentresearchoncreativemanagement.Woulditbepossiblethatyouintroducesometalentmanagementstrategiesincreativeindustries?Ifyouhaveanyotherspecifictopic,pleasekindlyletusknow. 我們對於您近期在創意管理上的研究印象深刻。

您是否能介紹一些創意產業人才管理政策呢？若您有其他特別想討論的主題，也請讓我們知道。

Pleasekindlycheckthedetailsasbelow: 請確認以下細節： 1.CouldyouprovidemewithyourCV(aboutonepage)andyourphotofortheProceedingsbytheendofMarch? 1.能否請您在3月底前提交約一頁的簡歷及個人照片，讓我們放在會議手冊上呢？ 2.Weneedtoreceiveyourpresentationslidesby15thJuly.Andwealsoneedanabstractof300-500words.Itwouldbegreatlyappreciatedifyoucouldsendmetheabstractby1stJuly. 2.您的簡報檔案須於7月15日前寄出。

另我們尚且需要一份300至500字的摘要，若您能在7月1日前將摘要寄出，將不勝感激。

3.AsImentionedinmyfirstmail,weofferbusinessround-triptickets.Couldyoumakethereservationviayourtravelagent?Andwewillreimburseyouincashwhenyouarrivehere.Justletmeknowyourflightinformationonceitisconfirmed. 3.如同先前所提，公司提供商務艙來回機票。

想知道您是否能自行訂票呢？款項會在您抵達後以現金退還。

航班資訊確認後，還請通知我。

4.Ihavealreadybookedthehotelroomfrom7-12September,buttheexactdatescouldbereconfirmed,dependingonyourflightschedule. 4.我已訂妥9月7到12日的旅館房間，確切日期會依據您的航班時刻再做確認。

Pleasekindlyletusknowwhetheryouhaveanyotherneedsfortheaccommodationordiet.Wewouldbeverypleasedtomakeyourvisitcomfortable. 若您有其他食宿或用餐需求，我們很樂意提供協助，以期您的參訪能更為舒適。

Thanksagainfortheconfirmation.Ifyouhaveanyotherquestions,pleasefeelfreetocontactme. 再次感謝您接受邀約。

如果有其他疑問，隨時可以跟我聯繫。

Haveaniceday. 祝您有愉快的一天。

Sincerely, 您誠摯的， WendyChen 陳秀玟   國際會議與講座邀請函的必學單字 單字 語意及用法 例句 book 預訂 預訂機票、車票、旅館房間。

TheprofessorbookedaseatonanairplanetoTaipei.（教授訂了一張往台北的機票。

） confirm 確認、證實 官方證實、確認目標。

可以用able／unabletoconfirm＋事物，表示能夠或無法confirm某事物。

TheconfirmedagendaandofficialinvitationwillbesentoutinthebeginningofApril.（確認後的議程及正式邀請函會於4月初寄出。

） reimburse 補償、退還 金錢上的補助、補償、退還。

通常係由對方先墊付某種款項，之後再向公司或機關申請補助費或退還款項。

WewillreimburseyouincashwhenyouarriveinTaiwan.（當您抵達台灣後，款項會以現金退還。

） itinerary 行程 行程、旅程計畫、旅行路線。

可用followanitinerary，表示遵循某旅程計畫。

WeneedyourflightscheduletoarrangeyouritineraryinTaiwan.（我們需要您的航班時刻表，以便安排您在台灣的行程。

） proceedings 會議手冊 會議議程、會議手冊。

Theproceedingswillbeprintednextweek.（會議手冊預計於下禮拜送印。

）   陳超明 台灣全球化教育推廣協會理事長 實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授 PreviousPost 【莊坤良×跨文化筆記】活用語言談「挪用」的藝術 NextPost 成功大學蘇慧貞拒待學術象牙塔高階研究生活化 發燒話題 想當公務員更需英語力雙語政策將成國考重心 台灣邁向雙語國家教育需與人才進用雙管齊下 英語、程式、理財、證照課程最夯加值職場競爭力／小資族開外掛、身價翻倍線上進修 熱門文章 英文閱讀壓力大？掌握五大基本守則快樂讀英文 【鍾文雄×關鍵數字】如何有效帶領與留任新世代人才？ 【洪玉芬×商旅見聞】從非洲首富廠房的機器操作手冊看台灣工業瓶頸 活動快訊 想當公務員更需英語力雙語政策將成國考重心 徵才版快速約會十分鐘決定是否繼續談下去 《公益英語學堂》上線　遠距學英語幫助馬拉威 桃園市府公布雙語小學能力指標讓學生從小扎根英語力 托福留學系列講座留美學長姐在台開講 台灣全球化教育推廣協會 GlobalEducationAssociationinTaiwan 關於我們 台灣全球化教育推廣協會 出版品 EnglishCareer期刊 專案成果 合作夥伴 AIESEC國際經濟學商學學生會 CHRMA中華人力資源管理協會 SHRM TESOL 聯絡資訊 EnglishCareer-GEAT [email protected] 電子報訂閱 ShoppingBasket