紙本表單電子化的3 個新手偷吃步（附範例） - Ragic

因此，有些組織雖然不用紙本表單，但「Word 做表單，電子郵件寄送」或是「填寫Excel 工作表回報資訊」的方式，無法自動彙整資訊、管理流程，仍然會有 ... Ragic部落格 企業電子化的專家Ragic教你如何利用各種軟體、雲端服務讓公司快速升級！ 加入Ragic企業電子化的行列！ Facebook Twitter YouTube 雲端工作術 各類應用示範 案例故事 逃離惡夢 關於Ragic Facebook Twitter YouTube 雲端資料庫 部落格 關於Ragic 雲端工作術 各類應用示範 案例故事 逃離惡夢 關於Ragic 雲端工作提案 表格技巧 數位新鮮事 3C小學堂 免費範本 產業應用 理財 健康 職場/生活 製造業 服務業 農林漁牧 工程地產 政府NGO 逃離Excel災難 告別ERP惡夢 我們的故事 Ragic教學 社群與客服 公告 2018年八月07日 紙本表單電子化的3個新手偷吃步（附範例） 作者：LillianHuang x目錄 1.修改紙本表單或平台範本 2.快速轉換欄位格式的秘訣 3.將紙本表單之間的關聯，轉成電子流程的撇步 想讓你的員工、你所屬團隊工作更有效率？減少工作流程中不必要的「瑣事」和「失誤」，絕對是重要一步，而如果你的團隊還在用紙本公文跑簽核流程、傳真下採購單、或是E-Mail人工統整表單資料，那麼恭喜你——你們在「提升工作效率」上，有極大的進步空間，只要做到「表單電子化/表單E化」，將原本的紙本表單作業改成電子表單流程，生產力就能大增。

什麼是表單電子化？ 表單電子化（表單流程電子化、電子表單、表單E化），是指把平常用紙本處理的表單，例如行政總務常用的器材租借單、費用報支單，人資用的請假單、加班申請單；業務用的報價單、收據；採購用的請購單、採購單等，從原本一張張紙本、人工傳遞與簽核的形式，轉變為電子格式，透過電子表單系統自動遞送、線上簽核。

簡單的電子表單格式，前端是一個網頁介面，一個問題/提示/欄位，搭配一個答案/資料/欄位值的輸入框，藉此讓使用者把資訊遞交到網頁後端。

為什麼需要將紙本表單電子化？ 對填表單的人來說，電子和紙本表單似乎沒有太大差別——只是介面從紙改成瀏覽器，要打字而非手寫填寫資訊。

但表單填好之後，紙本表單從傳遞、搜集、到整理資料都要人工處理，設計完善的電子表單卻能自動遞送、核決，馬上呈現統計資料、產出特定報表，能讓工作效率大幅升級。

如果今天要發送意見調查表給一萬個員工，人工表單光是發送、催收就不知道要花多少天，可能會有很長一段時間不知道調查表回收得怎樣了？有沒有哪裡遺漏或延誤發放？電子表單在後台一看數據就清清楚楚。

如果費用報支單要送交多個單位簽核，紙本表單在公文旅行路上，可能大家都搞不清楚現在卡在哪一關了，但電子表單打開網頁一看就清楚。

紙本送簽流程中，簽核主管人不在辦公室，公文就得卡在那，電子簽核只要主管上線核准就行了，追蹤、推動進度都容易得多。

電子表單的另一個好處是，透過表單的關卡設計，減少填單人工失誤與混淆的空間。

例如，公司的流程是3,000元以下的辦公用品請購單送直屬主管簽核，3,000元以上則還要送簽部門主管，請購單簽核完成後要轉成採購單送交總務部門......不熟悉的人，很容易在人工跑流程時搞不清楚或搞錯要做什麼，電子表單因為流程都是自動設定，這樣的風險能減到最低。

停留在「紙本邏輯」的電子檔案表格，不算真的電子化 從上面的討論可以知道，電子表單重要的價值，是讓後端資訊蒐集統計能夠自動化，進度能即時追蹤，甚至附加更多流程管理的功能。

因此，有些組織雖然不用紙本表單，但「Word做表單，電子郵件寄送」或是「填寫Excel工作表回報資訊」的方式，無法自動彙整資訊、管理流程，仍然會有資料散落、不連貫、無組織、整理耗時耗力的弊病，離真正的「表單電子化」還是有一段距離。

要真正達到電子化的效益，有兩件事得擺脫紙本邏輯：第一是在表單資料的遞送上，不能走回老路，要能自動收資料；第二則是在電子化表單的設計上，也不是將紙本的每個欄位都照搬到電子表格上就可以，資料的格式必須能讓機器讀懂，也要思考有沒有紙本辦不到、但電腦能做也能讓流程更順暢的新做法。

除了自己寫程式、買系統，對資源有限的小公司，或大企業的小團隊來說，現在很多不需要寫程式，操作介面簡單的電子表單設計工具，能讓第一線員工親手做出貼近自身需求的表單，是很實用的選擇。

除了比較簡單的線上表單工具（如Google表單或以資料填寫為主的表單工具，可見我們系列文章的介紹），還有一些以企業內部流程應用的表單工具，包含更進階一些的功能，例如Ragic雲端資料庫就包含表單權限管控、流程管理（BPM）如簽核、版本控管、紀錄等功能。

不過，友善易用的設計工具雖然讓一般人不用仰仗工程師，就能做出表單，但沒經驗的人一開始可能還是會腦袋一片空白。

而如果新手想先從小範圍開始，要將單張或一組紙本表單轉換成電子表單，Google「電子化流程」、「電子表單設計」，可能會發現多數文章都說得太複雜、太深入、太勞師動眾了，讓人望之生畏。

Ragic身為一家讓一般人設計電子表單/資料庫的公司，接觸過很多這樣「新手村」等級的用戶，也看過很多「從零開始」的苦惱。

以下就從新手角度出發，搭配Ragic的範例，提供3個紙本表單電子化的偷吃步/小技巧，不一定很「正規」，但或許可以幫你突破某個關卡！ 註：各家平台的設計工具/功能不盡相同，以下提到的以Ragic的設計工具為主。

一、你不一定要從零開始：修改紙本表單或平台範本，事半功倍 參考原本紙本表單的內容，將它修改成電子表單的格式，會比從零開始好上手得多。

同時，紙本表單代表著原本大家習慣的填單方法與流程，根據原本的紙本表單微調內容，對使用習慣的衝擊也不會那麼大。

特別是，如果紙本表單整個流程只牽涉到「一張」表單的作業（例如問卷調查表、員工通訊資料填寫、費用報支單、請假單、辦公用品租借），那麼先參考該張紙本表單的欄位內容，微調成電子表格適用的格式，是最快的方法。

（調整格式的方式請看第二點：快速辨認、轉換欄位格式的秘訣） 這個偷吃步不一定總是最佳解，因為如果原本的流程就充滿缺陷、執行起來很多障礙，就可能不是好方法，但一些內容單純、牽涉流程不複雜的表單來說，參考既有內容仍然很有用。

而且，如果你選擇的是彈性高、入門容易、隨時可以「砍掉重練」的平台，在測試、初步架構期間，設計失敗了打掉重來就好，可以有一個「做中學」的開始。

（但當你比較有概念之後，希望做較多環環相扣的表單功能時，就最好還是重頭、系統化的思考架構。

此部分的Ragic教學可以參考這篇文章） 另一個參考的基準可以是平台提供的表單範本（例如Ragic的快速範本和免費模組)。

範本的好處是，本身可能已經包含一些流程優化、自動化、有效管理資料甚至防錯防呆的技巧，新手可以藉機認識。

但如果範本預設的流程和組織內部差異過大，參考價值也會減低。

二、快速辨認、轉換欄位格式的秘訣 如果你先嘗試著把一張紙本表單改成電子表單，根據我們的經驗，首先卡住的地方通常跟資料格式有關。

例如：搞不清楚表單與試算表的差異，想要將「表單」格式的檔案，上傳到電子表單平台要求以「試算表」格式匯入的後台，結果資料大亂。

或者：沒有辦法區分靜態文字/欄位敘述和一般欄位的差別，以及欄位標頭、欄位值的區別。

（這邊提供的雖然是Ragic教學手冊的說明，但這幾個概念在電子表單基本是通用的） 我們遇過客戶在學習用Ragic製作報價單、收據、發票時，沒有將紙本表單上固定會印的公司資訊（聯絡電話、地址）或固定說明（例如應付帳款到期日的規則）放在靜態敘述欄位，反而試圖放在欄位標頭，結果就是一直覺得版面卡卡的（中間會卡著空白的、沒有值可以填的「欄位值」空位），卻說不出哪裡有問題。

這邊提供一個簡單的判斷方法：把表單看成「問卷」/「問答題」的話，欄位標頭是「題目/問題/答題提示」，欄位值則是「答案」，不同筆資料同一個欄位標頭一定相同（例如姓名），欄位值則會改變（如第一筆資料是黃大柴，第二筆資料的值是張大海）。

在一筆資料裡，一個欄位標頭通常對應一個值。

固定說明、不是「提問」也不是「答案」，不附帶有欄位值的則通常是靜態文字。

電子表單的欄位通常可以有不同的種類/型態，包括純文字、核取方塊（多選）、下拉式選單（單選）、日期等，這些就是欄位值可以呈現的樣態。

舉例來說，一份紙本的「訂購單」部分欄位可能長這樣： 如果要將它變成線上的表單，如下圖所示，綠色的部分會是欄位標頭，藍色的部分則應該是欄位值： (1)這樣的紙本表單裡，有兩欄：「首次購買」、「會員訂購」的部分，如果照樣放在電子表單中，會變成沒有欄位標頭且有兩個值，可以改成欄位標頭：購買狀態，欄位值為選單，選項包括首次購買或會員訂購。

(2)訂購日期的欄位值不能跟著紙本有「年」「月」「日」三格，因此應該要放在一格（日期型態的欄位）。

(3)每一組聯絡電話都要單獨區分成一個欄位。

結果才會是一個欄位標頭對應一個欄位值，如下： 三、如何將一組紙本表單間的關聯轉換成電子流程？ 如前所述，好的電子化表單不應該是把紙本表單的方式照本宣科地搬上網路，理論上最好先研究過組織的行事規章、工作方式，據此設計出好的、甚至改善原本工作方法的流程，而不一定要依據紙本作業的表單關聯。

但由於本篇是提供給新手的偷吃步，在此還是以Ragic一些比較普遍的功能為例，指出某些紙本表單間的關聯，「通常」可以怎麼轉換成電子表單的設計（其中許多功能在其他同類型平台也有）。

(1)紙本簽核-->電子簽核：這是很直覺的轉換。

(2)一式二聯/一式二份的紙本表單，兩張紙本表單的內容一樣，但可能在某幾個特定欄位略有差異（如簽名、留存單位等）：這樣的一組表單，在Ragic很適合設計成兩張共享資料的多版本工作表，兩張表單分別設計不同的存取權限、並且可以有一些不同的欄位設計。

另外，需要不同人（例如外部申請者與內部審核者）分別經手的表單，特別是「申請單」、「需求單」類型的表單，很多會有幾個欄位是申請人不需要填寫，由內部註記資料、蓋印的。

這種表單也很適合做成區分不同權限的兩張多版本工作表，可以將其中一方沒有權限填寫的資料視情況設為隱藏（不需要看）或是唯讀（需要檢視，但不能修改）。

例子：Ragic的IT服務台模組就包含這種一組兩張的多版本表單（IT需求申請單/維修單，和IT需求派工單） 有需求填寫「IT需求申請單/維修單」 和「IT需求派工單」（IT部門填寫） （3）一組表單之間，一張表單需要帶入另一張表單的資料：可以用拋轉功能快速複製一組欄位或整張表單資料，例如報價單轉訂單，請購單轉採購單，採購單轉驗收單等，中間也經常附加簽核流程。

例如： 希望以上提供的新手參考方式，可以幫你突破關卡！ 如果有覺得不清楚的地方，或針對相關文章想提出建議，歡迎留言或寫信給[email protected]讓我們知道。

也歡迎你直接註冊一個Ragic雲端資料庫的帳號來嘗試電子化的第一步！ 標籤: 試算表,表單,表格知識 分類: 雲端工作術,表格技巧 部落格背後使用Ragic!:真正好用的電子化管理工具 把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率，他也很容易出錯並且無法進行任何內控。

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