利潤中心別損益報表系統-PCIS - 倍力資訊

企業的BU 管理需求 越來越多企業為了管理日益龐大的事業，因而採用矩陣式組織(請參考圖P01) 這種管理方式來進行管理。

矩陣式組織的劃分方式是以集團的角度，將企業依據 ... GO 利潤中心別損益報表系統-PCIS 首頁技術資源產品文章 企業的BU管理需求  越來越多企業為了管理日益龐大的事業，因而採用矩陣式組織(請參考圖P01)這種管理方式來進行管理。

矩陣式組織的劃分方式是以集團的角度，將企業依據不同的營業項目或營業屬性，重新歸類為多個管理單位，這種管理單位在不同的企業中所使用的名稱不一定相同，常用的名稱例如：利潤中心、事業體、產品線、部門別...等，在本篇文章裡，我們使用其中一個也是很常用的名稱，稱為事業單位(BusinessUnit,BU)。

在企業將集團劃分出數個BU後，企業會將所有子公司各[實際部門]的營運數字，透過特定方式，合理的分配到這些BU，最後，經營管理層就可以透過管理這些BU的績效，來達到簡化管理的目的。

企業編製BU管理報表的現行做法 如前所述，企業為了要以BU的角度來進行管理，負責編製BU管理報表的統籌單位(通常是財會單位)必須先向各子公司收集實際組織相關的財務資料，收集完這些資料後，統籌單位需再針對這些資料進行額外的加工處理，這些處理議題包含了下列項目： 實際組織與BU之間的對應及分攤 實際組織與BU之間的分攤規則(成本中心部門分攤) 集團會計科目的對應 幣別的匯率換算 BU間各類內部交易行為的沖銷 BU財務資料的合併  傳統的做法通常是使用Email及Excel工具，以人工的方式來進行，因為資料收集品質不易維護，處理邏輯又牽扯高等會計學及管理會計等知識範圍，導致整個過程需要花費相當的心力與時間，發生問題時的問題追蹤亦不容易。

企業的困擾 透過上述的描述，我們知道BU管理報表的編製過程有其複雜度，也因此衍生出了許多企業的困擾，這些困擾也直接影響到了企業的經營管理階層，許多企業表示其高階主管在使用這些處理後的資訊時，常常會發生資料品質不確定、時效性不足及資料不易重新利用等問題，使得資訊的使用效率大打折扣。

本公司在與多家企業進行訪談實際深入了解之後，將這些困擾歸納整理如下：   資料收集困難       V 統籌單位收集資料時，平行單位間的溝通工作費時又費力      V使用Email工具收集資料，資料版本不易控管      V透過人工進行資料檢查，資料問題不易發覺，資料品質不易維護    資料處理困難        V 涉及高等會計及管理會計，處理邏輯複雜，統籌人員學習門檻高       V 資料量大且處理過程繁雜，處理工作需花費大量時間且易發生錯誤       V 計算錯誤不易察覺        V 發現錯誤時，問題原因追蹤不易       V 衍生人員代理性低，導致嚴重加班，影響休假制度   資料利用及管理困難       V 過程文件及產出結果相關文件不易保管       V 報表產出需求多樣，產出費時，資料重新利用不容易       V 資料版本及資料權限不易管理    營運策略擬定困難       V 因報表產出之時效問題，影響管理效率       V 因報表資訊產出之品質問題，影響管理策略之有效性 因為知道企業有這些困擾，所以倍力資訊在累積了50多家上市櫃企業的合併報表系統(GroupConsolidatedReportSystem，GCRS)導入經驗後，再度為企業財務人員研發出了另一個解決方案-利潤中心別損益報表系統(ProfitCenterIncomeStatementSystem，簡稱PCIS)，就是為了要替企業解決上述的困擾。

如上圖所示，PCIS系統的使用可以劃分為5個階段及7個流程，為了使讀者可以對於PCIS系統有初步了解，以下針對各流程進行簡略的說明。

1.建立基本資料 PCIS系統的基本資料，比較趨近於一次性的設定資料，第一次提供完成後，後續若有異動，只需針對異動的部分進行調整。

2.各單位資料 此流程為每一期需要編製BU管理報表時，各子公司(含母公司)所需要提供的主要資料。

各子公司提供資料的同時，PCIS系統會進行初步的資料檢查，並提示可能的錯誤，讓子公司可以即時的了解問題並調整為正確資料。

另外，子公司在提供資料時，是使用子公司所熟悉的該公司會計科目及該公司的功能性幣別，轉換會計科目及幣別的工作由PCIS系統自動處理。

3.統籌單位資料 此流程是每一期在編製BU管理報表時，母公司統籌人員所需要提供的主要資料，讓統籌人員具有調整各子公司資料的彈性，並且，PCIS系統會以簡單明了的方式，保留住完整的調整軌跡，以供使用人員查詢。

4.資料稽核 各子公司提供完資料後，需透過系統進行自我資料的檢核，以及確認，確認後該子公司的資料將會被系統鎖定，同時系統也會發送通知訊息給集團母公司的統籌人員，統籌人員亦可透過功能介面快速掌握各子公司資料的提供狀況，視需要可退回子公司的確認狀態，並發送訊息告知原因。

另外，「稽核報表」及「內部交易對帳單」可讓統籌人員全面掌握整個集團的資料合理性，並透過這兩個報表所提供的訊息快速排除所有資料問題。

5.執行處理 透過PCIS系統的各項資料稽核機制確定完資料品質無誤後，就可以讓系統協助處理大量繁雜的邏輯運算，其中主要包含了會計科目對應、幣別轉換、內部交易沖銷、BU財務資料合併、BU費用分攤及跨BU合併沖銷等處理邏輯，這些工作若以傳統的方式進行處理，不考量遇到需排除問題的狀況，平均需兩天才能完成，而透過系統來計算，只需3分鐘即可以完成。

6.產出追溯稽核底稿 統籌人員最關心就是計算過程的正確與否，PCIS系統可提供完整的追溯稽核底稿，以非常簡潔且容易理解的方式詳實的呈現所有計算過程的始末，讓統籌人員可以輕易地由最終的計算結果一路往前追蹤到最初始所提供的資料，使其能快速的解決問題。

7.產出各項管理報表 PCIS系統所提供的「報表模組」功能，可讓企業財會人員自行新增報表，並在報表中設定會計科目所要呈現的粗細度及組合方式(圖P06中，紅框部分)。

另外，在進行報表查詢時，企業可彈性設定多組條件(圖P07)，系統會依據這些條件抓取多組資料，在報表中並排呈現(圖P06中，藍框部分)，透過這些排列組合機制，企業就可自行產製出多期、MoM、QoQ、YoY、YTD、MTD或BU間...等多種比較報表。

系統特色 簡單       V 操作介面使用企業慣用術語，親和性高       V 流程貼近財會人員使用習性，直覺易懂       V 使用Web介面，透過瀏覽器即可使用，方便操作       V 支援簡體、繁體、英文三國語系，方便不同語言的使用者 彈性       V 可彈性設定BU報表的會計科目組合方式       V 查詢BU報表時，可動態選擇比較單位、比較版本及比較時間…等       V 報表呈現時，可把BU任意組合，系統自動處理BU間的沖銷問題       V 可依不同的角度，定義多組BU，例如：依產品線、依客戶地區...等       V 可與GCRS系統進行資料的整合，每期資料只需提供一次 專業       V 將高等會計學及管理學等領域知識化為易於理解的系統功能       V 站在企業管理者及財務人員的角度進行設計，流程易於了解       V 細膩的追溯稽核底稿，清楚交代各項處理的始末  系統效益  大幅提升時效性      V 以統一簡潔的系統介面收集資料，減少溝通工作，增加資料的收集效率      V 自動檢查資料品質，節省檢核所需時間成本由系統進行大量繁複的運算，3分鐘即可完成      V 透過系統設定產出所需財務管理報表，省略報表編排工作      V 快速產出高品質報表結果，增加管理效率，及策略有效性   降低門檻      V 高等會計及管理會計等繁雜邏輯由系統來處理      V 新進人員可透過詳盡追溯底稿，來學習處理邏輯，降低學習門檻      V 發現錯誤時，透過詳盡追溯底稿輕易追溯問題原因      V 提高人員代理性，減少加班，保留精力做更有價值的事   增加資料利用性及管理性      V 透過彈性報表模組輕易找出所需資訊重新利用      V 統一的資料收集介面，沒有Email收集資料版本控管問題      V 透過系統的簡易權限設定，資料安全滴水不露   回上層 聯絡我們 倍力資訊股份有限公司M-PowerInformationCo.,Ltd Tel:+886-2-2731-6868 地址： 台北市大安區仁愛路四段85號12樓 姓　　名 公　　司 聯絡電話 電子郵件 聯絡事項 合併報表解決方案RPA其它 備　　註 確定送出 聯絡我們