如何禮貌地回絕會議邀請 - 哈佛商業評論

如果無法從邀請函上清楚看出會議的價值，你就應在作出決定前，回信給對方提出 ... 其次，告知會議召集人你作決定的理由，讓他了解你為何不能出席。

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也許是因為它被硬塞進你的行事曆中所剩不多的空檔，或是因為在它預訂開會的時間，你已預訂要參加另一場會議，現在你得決定要回絕哪一個。

不論原因為何，有時你就是必須回絕會議邀請。

你的第一個挑戰是，必須決定要回絕哪一場會議。

在這件事上，一點點紀律就大有助益。

你應建立一套參加會議的標準，並且好好遵守。

首先要評估會議的價值。

那個會議是否關於某件重要、有時效性、值得做的事？它是否有明確的目的和議程，為會議的成功作好準備？是否有背景資料，事先提供給與會者？受邀的與會者是否合適，能達成有意義的進展？如果無法從邀請函上清楚看出會議的價值，你就應在作出決定前，回信給對方提出一些開放式的問題：●「可否可多提供一些有關議程的相關資訊？」●「在這個議題上，我們目前處於決策的哪個階段？」●「我應該如何為討論做準備？」如果這個會議顯然值得參加，那麼你的下一個問題應該是，你是不是適合參加的人？議題是否在你職務的職權範圍內？你有沒有所需的專業知識，可以對會議作出貢獻？對於會議待作決策的層級，你參與決策的資格條件是過低還是過高？如果你懷疑自己為什麼會受邀與會，可在回覆之前先詢問安排會議的人，：●「你希望我對這次會議有什麼貢獻？」●「我的部門還有誰會去參加？」●「我要代表誰的立場發言？」最後，如果你認為這個會議有價值，而且你的參與對討論有助益，那麼你必須決定，這個會議對你來說是否為目前的優先要務。

會議的主題對你的職務有多重要？相較於你當下的其他需求，那項議題有多重要？你的貢獻有多獨特，以及是否有人比你更適合參加那個會議？如果你無法對上述三個標準的任何一個作出肯定答覆，那麼你應該回絕那個會議，但要謹慎處理。

你應該讓你的同事覺得，即使你不參加他的會議，你仍是優秀的團隊成員，是有積極貢獻的人。

可考慮下列一些不同的做法：我可以讓那個會議取消嗎？如果會議未能達到前述的第一項標準，因為你認為它的安排導致不太可能成功開好那個會，不妨花點時間和會議召集人討論你擔心的事。

他可能會反駁你的意見，但你可能會觸發兩個正向結果的其中一個：會議作了更好的安排，成功機會提高，或者會議取消了。

可嘗試以下的說法：●「這是個有趣的主題。

從我們本年度的優先要務來看，我不確定我們已經作好準備，可讓會議的討論有成效。

可不可以延後這項會議，等到工作小組有更多進展之後才開會？」●「我很期待針這個議題作一些決定。

從會議邀請函看來，好像生產部門的人沒有參與。

我想等到生產部門有人願意出席再來談。

否則，我們無法作出任何決定。

」●「從邀請函的訊息看來，這個會議的目的似乎是為了提供資訊。

有沒有可能發給大家一個摘要概述，而不是召開會議？」我可以推薦別人取代我出席嗎？如果那場會議很重要，但它不符合前述第二項標準，因為你不是出席會議的合適人選，那就試著推薦別人參加。

務必要花些心力去找合適的人，才不會顯得你是在推卸責任。

不妨嘗試提出以下建議：●「你有興趣聽我的意見，令我受寵若驚。

但我覺得我不是最有資格討論這個議題的人。

我稍微研究了一下，看起來帕特擁有你們需要的背景。

是否合適改邀帕特來取代我？」●「這是決策會議，所以我認為讓我的經理代表我們團隊出席，比較合適。

」●「謝謝你邀請我參加這場會議。

但我覺得目前我不是出席會議的必要人選。

如果你覺得無妨，我想讓喬西代表我出席會議。

」我可以事先作出貢獻嗎？如果那場會議不符合第三項標準（你確定那是你可以提供獨特價值的重要議題，但你排不出時間出席會議，或出席會議不是你的優先要務），你就有機會事先提供價值。

花幾分鐘寫下一些想法，提供給會議主席或合適的與會者。

這會比出席整場會議有效率得多。

你可以這樣回覆召集人：●「這會是很重要的討論。

我無法出席，但我會找一些時間來分享我的想法，你可以在開會討論時參考我的想法。

」●「我很抱歉，我不能參加那場會議。

如果我事先告訴你我的想法，是否可以請你在會議上代我提出？」我可以只出席那場會議的一部分嗎？如果一個或多個議程項目確實都符合你的三個標準，但其他議程不符合，那麼你或許可以只出席會議的一部分。

你可以用下列選項之一回覆：●「謝謝你的邀請。

對我來說，參加重新打造品牌的那個部分的討論很重要。

目前我還有其他要務要處理，所以那個部分的討論結束之後，我就必須離席。

」●「有沒有可能在第一個議程中也討論重新打造品牌？我不能出席整場會議，但我真的很希望對那個議題有所貢獻。

」無論你選擇哪一個做法，都是要達成三件事。

首先，要盡量善用時間。

其次，告知會議召集人你作決定的理由，讓他了解你為何不能出席。

第三，是努力滿足會議召集人的需求，即使不是以原本預期的方式做到的。

起初這可能會帶來一些文化衝擊，但那些每週開會35小時、不堪重負的每一個人，很快就會佩服你的嚴謹做法。

只要記住，對於那些回絕你開會邀請的人，你也必須同樣地禮貌對待！（侯秀琴譯） 黎安．黛維LianeDavey團隊效能顧問和專業演講人，3COzeInc.共同創辦人，著有《有成效的衝突》（TheGoodFight）、《你優先：激勵你的團隊成長、發展進步及完成任務》（YouFirst:InspireYourTeamtoGrowUp,GetAlong,andGetStuffDone），與人合著有《領導力方案：銜接領導力落差的途徑》（LeadershipSolutions:ThePathwaytoBridgetheLeadershipGap）。

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