樗先生書信教室- 公務書信 - Google Sites

你：閣下（上行）、台端（平行、下行）. 三、語體轉接語：. 多謝你……：承蒙、荷蒙、荷承、辱承 ... SearchthissiteSkiptomaincontentSkiptonavigation公務書信分類問題以下純屬學理分析，如只想了解公務書信的寫作方法，可以直接轉看下一部分。

中學時學習實用文，教科書將書信分為三類，親友之間的通信為「私人書信」，個人名義處理特定事務的信札為「專用書信」，機構之間處理公務的書信為「公函」。

教育局則簡單分為私函和公函兩類：「書信大致可分為私函和公函兩大類。

凡是以個人為中心，就個人日常生活裏所發生的事情，與身邊有關係的人相互往來所使用的書信，屬於私函。

個人與團體或者機關團體之間，因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信件，則屬於公函。

」（參「中小學中文實用寫作參考資料：書信」）根據教育局的分類，是將「專用書信」納入「公函」的範圍之內。

部分學者和老師也傾向這種分類方法。

這裏採用教育局的分類方法，即只分「私人書信」（私函）和「公務書信」（公函）兩類，因為在現實中，就特定需要或公務所寫的書信，無論是機構之間，還是個人與機構間，格式和語氣基本上沒有分別，實在沒有細分的需要；若細仔分為「專用書信」和「公函」兩類，反而容易令人混亂。

性質機構之間，或個人與機構之間往來的書信，用以處理公務或特定事務，如求職、投訴、邀請或致謝等。

一般格式分為「前稱式」和「後稱式」兩種：【一】前稱式一、上款：如寄給某一機構，可加上收信人的機構名稱及職銜，並於對方姓氏或名字之後加上「先生」或「女士」，以表尊重；若不清楚收信人的姓名，可用「執事先生」代替姓名；可選擇在姓名後加上知照語，如「台鑒」、「道鑒」及「雅鑒」等；需按對方身人分選用；頂格書寫；後面加上冒號（：），不能用逗號（，）。

二、正文：若有需要，可於上款與正文之間加上標題，說明書信主題，但必須置中；正文首句或首段必須說明致函目的，之後可按內容分段書寫，但一般不列點；行文應切實有禮，切忌誇張及渲染；於正文結束前，要加上聯絡方法、敦請回覆及致謝的語句。

三、祝頌語：部分公務書信需寫祝頌語，如求職信、申請信；部分則不寫，例如投訴信。

寫與不寫，視乎寫作目的及想表達的態度而定，要表示尊敬或親切態度，寫；書信態度強硬，不寫；祝語可緊接正文，也可另行空兩格書寫；頌語則必須在祝語下一行頂格書寫；以發件人或所屬單位的名義，就收件人或所屬單位所從事的工作性質，使用頌語，如寄予編輯祝「編安」；寄予教師祝「教安」；寄予商人祝「業務蒸蒸日上」。

四、下款：下款須包括發件人的機構、職位和全名，後加啟告語（如「謹啟」，覆函則用「謹覆」）；寫在祝頌語下一行的靠右位置，可以機構職位獨立一行置右書信，全名另開新行書寫。

五、附件：若隨函附上參考文件，另行頂格書寫「附」字，後面加上冒號（：）；再另開新行，列出附件名稱及數量；如附件多於一項，每項開新行列寫。

六、日期：日期須包括發件的年、月、日；另行頂格書寫。

【二】後稱式一、發端語：以發端語起首，如「敬啟者」（去函）、「敬覆者」（覆函）；頂格書寫；後面加上冒號（：），不能用逗號（，）。

二、正文：若有需要，可於啟告語及正文之間加上標題，說明書信主題，但必須置中；正文首句或首段必須說明致函目的，之後可按內容分段書寫，但一般不列點；行文應切實有禮，切忌誇張及渲染；另外，在措辭方面，部分人會選用較古雅用語；於正文結束前，要加上聯絡方法、敦請回覆及致謝的語句。

三、收束語：收束語需配合發端語，如發端語為「敬啟者」，收束語用「此致」；發端語用「敬覆者」（覆函），收束語應用「此覆」；在正文下一行空兩格書寫。

四、收件人：包括收件人所屬單位、職銜、姓名及尊稱；若不知其姓名或性別，可用「執事先生」表示，意即負責人；在收束語下一行頂格書寫。

五、附件：若隨函附上參考文件，另行頂格書寫「附」字，後面加上冒號（：）；再另開新行，列出附件名稱及數量；如附件多於一項，每項開新行列寫。

六、下款：下款須包括發件人的機構、職位和全名，後加啟告語（如「謹啟」，覆函則用「謹覆」）；寫在祝頌語下一行的靠右位置，可以機構職位獨立一行置右書信，全名另開新行書寫。

七、日期：日期須包括發件的年、月、日；另行頂格書寫。

謙敬辭句【一】用與不用或許你曾讀過一些用半文言、半白話方式寫作的公務書信，例如上款人名後加上「台鑒」；正文有「素仰閣下……」、「如何之處、佇候示覆」等古雅用語；祝頌語為「順頌時祈」等。

我們寫信時需要使用這些文言辭句嗎？在現今香港社會，一般書信都使用白話文寫作，已很少使用文言；但在一些特定情境中，如文教界寫作邀請及致謝等書信，仍保留了一點古文色彩，有的甚至會通篇文言。

所以，寫信時用文言、白話還是半文半白，需要根據語境決定，例如所屬界別的習慣、寫作目的及收信人身份，難一概而論。

【二】辭句示例陳耀南《應用文概說》【註】詳述了各式謙敬辭句，這裏摘錄部分常用的供大家參考：一、知照語：一般尊長：尊前、尊鑒、賜鑒師長：函丈、尊鑒、丈前、座下、壇席、道鑒一般平輩：大鑒、台鑒、雅鑒、尊鑒、英鑒、右右、足下、偉鑒宗教人士：道鑒、慧鑒、清鑒、壇席文教界：道鑒、道席、壇席、文席、雅鑒政界：鈞鑒、勛鑒軍警軍：麾下、座下、幕下、鈞座、鈞鑒、勛鑒同學：硯席、硯右弔唁者：矜鑒二、正文中的稱謂：我：本人我們公司、學校、學會：本公司：本公司、本校、本會（有人用「敝」代「本」，但太謙恭，已很少用）你：閣下（上行）、台端（平行、下行）三、語體轉接語：多謝你……：承蒙、荷蒙、荷承、辱承希望你……：敬祈、敬希、尚祈、還望、敬候如果得到你……：倘蒙、如荷、若承一概請你……：統荷、統仰、統祈、諸希、全仰、全仗、統候一向得到你……：素承、時蒙、夙荷非常……：不勝、曷勝、至深、至表、實深送上……：謹具、敬奉、敬備四、結尾應酬語：請託：「如蒙惠允，無任銘感」、「倘荷愈允，感荷無既」餽贈：「謹具菲儀，藉申賀敬」、「謹奉薄禮，聊表微忱」候覆：「懇祈賜覆」、「佇候明教」（長輩）；「佇盼好音，幸賜裁答」、「如遇鴻便，請惠鈞覆」（一般使用）；「希即告知是盼」、「希即覆信是盼」五、信末祝頌語：師長：「恭請教安」、「敬請鐸安」一般尊長：「恭請尊安」、「敬請崇安」一般平輩：「恭請台安」、「敬頌台祺」文教界：「敬請道安」、「恭頌道祺」、「即頌文祺」財經界：「恭請籌安」、「敬頌財祺」軍政界：「恭請政安」、「敬頌勛祺」宗教界：「敬請道安」、「恭請法安」注意：凡「安」用「請」、「候」凡「祺」、「祉」用「頌」六、啟告語：對一般長輩或平輩：敬啟、謹啟、敬上覆信：敬覆、謹覆己方居喪：稽首、泣啟註：陳耀南《應用文概說》，香港：山邊出版社，1999。

留意一、小心辨識「前稱式」與「後稱式」的分別：比較「前稱式」與「後稱式」，會發現兩者最大分別在於「上款/祝頌語」及「發端語/結束語」的寫法。

常見的錯誤是開首寫「敬啟者」，結尾寫「祝XXXX」；或開首寫「陳XX先生」，結尾寫「此致陳XXX先生」。

要小心辨析，別犯上同樣的錯誤。

二、因應寫作目的，決定語氣：若能運用適當的語氣，就能有效達到預期的寫作目的。

舉例說，邀請信要尊重、覆投訴信要誠懇，這就更容易令對方接受你的要求了。

三、緊記基本組織結構：公函種類繁多，每種的寫作要求亦各有不同，但每種書的組織結構基本相同：來函目的-->交代背景-->提出具體要求/事項-->敦促考慮要求/回覆。

緊記這基本結構，到要寫作從未寫過的書信時，自然能輕鬆應付了。

四、熟記常見辭句，忌用生僻套語：有一些套語，在適當時候使用出來，能收簡潔典雅之效，如「素仰」（一向仰慕）、「倘蒙」（若能得到）、「至深銘感」（十分感激）、「佇候示覆」（站立等候你的回覆）等。

但有些套語並不常見，現代人一般不太認識它們的解釋，如「函丈」、「壇席」（致函予師長，置於上款後的提稱語）、「順詢近佳」等（致函予輩份或地位比自己低的人，結尾用的祝頌語）。

這類套語雖甚具古風，但若不慎用錯，則貽笑大方。

所以必須小心選用。

延伸學習教育局：中小學中文實用文寫作參考資料：http://www.edb.gov.hk/tc/curriculum-development/kla/chi-edu/resources/primary-secondary/lang/practical-writing.html實用文寫作說明：書信：http://www.fed.cuhk.edu.hk/youngwriter/kit/html/page08.htmlReportabuseGoogleSitesReportabuse