如何用英文委婉給他人建議?六個有效表達想法的技巧與句型
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聰明的人會善用專業、委婉的表達技巧,避免自己在職場上樹敵。
這篇文章提供六個實用的英文表達技巧及觀念,並附上參考例句,幫助你建立良好的英文 ...
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看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文相信大家都知道職場人脈的重要性,在給予建議、指教或指責時,我們說的每句話都可能影響別人對我們的觀感。
聰明的人會善用專業、委婉的表達技巧,避免自己在職場上樹敵。
這篇文章提供六個實用的英文表達技巧及觀念,並附上參考例句,幫助你建立良好的英文溝通概念。
技巧一:以稱讚開場,建立好氣氛假設今天你在聆聽一位同事提案,無論對方講得好不好,聽完別人的報告都應該說一句Thankyouforyourpresentation,這是基本的禮貌。
若你覺得對方的簡報不是很完美,為了讓接下來的指責不那麼「殘忍」,可以先稱讚對方的簡報,建立較好的氣氛和信任感,讓對方更願意聽你即將要說的話。
1.若想稱讚對方的簡報可以說:Ienjoyedyourpresentation,andIcantellthatyouputalotofeffortintoit.我很享受你的簡報,可以看出你為此簡報付出了很多努力。
Youpresentedalotofgoodandhelpfulinformationtoday.你今天的簡報提供了很多很好又實用的資訊。
另外,在評論或指責的過程中,適時鼓勵對方,也能讓對方明白你不是一味地指責他,而是看重他、對他有所期待,是個緩和氣氛的方法。
2.若想鼓勵對方可以說:Youarebetterthanthat.你的表現應該不只如此。
Ibelieveyoucandobetternexttime.我相信你下次會表現得更好。
技巧二:以「詢問」代替「質問」「WhereisthefigureanalysisIaskedfor?」我要求的數據分析在哪?這句話是「質問」的語氣。
不管是英文還是中文,「質問」都帶有攻擊性,容易讓對方覺得「我是不是做錯了」、「你是不是不相信我」,而不是「我該如何改進」。
以下分享兩個避免質問的方法:
1.以詢問代替質問:Whataresomedifficultiesthatyouhadwithanalyzingthefigures?你在分析數據時遇到了什麼困難呢?(沒遇到困難的話,你應該會將數據分析放進簡報中才對。
)2.使用Iwaswonderingif…的句型:使用Iwaswonderingif…的句型,聽起來較溫和,指責的成分也較低。
Iwaswonderingifyou’vehadthechancetoanalyzethosefigures.我在想你是否有機會分析那些數據。
技巧三:不是「你應該」,而是「我建議」「Should」是台灣人很愛說的英文單字。
在日常生活的對話中,我們可能會說Youlooktired.Youshouldgotobedearlier.(你看起來好累,你應該要早點睡。
)表達親朋好友之間普通的關心。
然而,若是在職場上使用should表達建議,則有種命令的感覺,容易引起聽者的反感。
只有委婉有禮地提出建議,對方才會願意採納,以下推薦三種提供建議的句型:1.Iwouldsuggest/recommend…Iwouldsuggestdiggingintothedatabeforeproposingaplan.我建議你在提議一個計劃之前,要先分析數據。
2.Whydon’tyou…?/Howabout…?Howaboutdiggingintothedatabeforeproposingaplannexttime?下次在提議一個計劃之前,先分析數據如何?3.Nexttimeyoumightwantto…Nexttimeyoumightwanttodigintothedatabeforeproposingaplan.下次你也許會想在提議一個計劃之前,先分析數據。
PhotoCredit:Shutterstock/達志影像技巧四:客氣地表達要求Ihopeyousendmeavideopresentationviaemail.我希望你將簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我。
PleasegettheworkdonebeforenextWednesday.請在下週三之前完成這項任務。
先看第一句:「Ihope/Ineed…」是老闆在命令下屬時使用的句型,職位高低相同的同事之間不太適合使用,會讓聽者聽了不舒服。
再看第二句:很多人覺得「please」的意思是客氣的「請」,便認為在句子中加入please,等於加入了禮貌的語氣。
然而,please除了客氣的請求之外,還經常與祈使句連用,表達「命令」。
在指責的情況下使用please,對聽者來說更像「嚴肅的命令」而非「禮貌的要求」。
若想用英文客氣、委婉地要求他人,有以下兩方法:1.使用正向的單字:nice、great、good、appreciate(感謝、感激)
Itwouldbenice/greatifyousendmeanewvideopresentationviaemail.如果你能將新的簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我,那就太好了。
Itmightbeagoodideatosendmeanewvideopresentationviaemail.將新的簡報錄成影音檔,並以電郵形式寄給我,應該是個很棒的點子。
Iwouldappreciateitifyousendmeanewvideopresentationviaemail.我會很感謝你將新的簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我。
2.使用疑問句:IsitpossibleforyoutofinishtheworkbeforenextWednesday?你有沒有可能在下星期三之前完成這項任務呢?CouldyoufinishtheworkbeforenextWednesday?你是否能在下星期三之前完成這項任務呢?技巧五:「現在進行式」比「現在式」溫和生氣或是與他人爭論的時候,我們可能會脫口說出具強烈指責性的話語,因而得罪對方,甚至造成雙方關係的破裂。
有一個方法可以避免這樣的情況發生:以「現在進行式」代替「現在式」。
以下用例子說明:Youareimpatient.你很沒耐心。
(表達「我覺得你就是個沒耐心的人」,指控的是對方的人格特質。
)Youarebeingimpatient.你現在很沒耐心。
(表達「我覺得你此時此刻很沒耐心」,指控的是當下對方的狀態。
)職場上難免有意見不合的時刻,如果使用現在式,就是在形容這個人一直以來都是如此,是會馬上得罪人的。
就算是怒火中燒的時刻,也要記得以「現在進行式」代替「現在式」,僅針對當下的狀況作出回應,以免造成難以彌補的錯誤喔!技巧六:不要再說「我認為(Ithink)」「Ithink…」絕對是台灣人最愛使用的句型,也有很多人會說「Inmyopinion…」。
但是表達自己的意見時,不要只會說這兩句。
除了Ithink跟Inmyopinion之外,還能怎麼表達「我認為」?
1.Iwouldsay…我會說‥…IwouldsayTokyoisthebestcitytotraveltoaroundtheworld.我會說,東京是全世界最適合旅行的城市。
2.AsIseeit,…依我看來……AsIseeit,hewasnottellingthetruth.依我看,他並沒有說實話。
3.Tobehonest,…說真的……Tobehonest,TomperformedwaybetterthanBetty.說真的,Tom表現得比Betty好太多了。
4.Iguess…我認為……Guess除了「猜測」之外,還有較謙虛、溫和的「認為」之意:Iguessyouarenotfullyprepared.我覺得你沒有做好萬全的準備。
委婉不傷感情地指責別人,同時客觀禮貌地提供建議,最後客氣地提出要求。
學會以上這六個實用技巧,不只能避免衝突、讓自己說的話更有說服力,還能展現個人修養,獲得同事的敬重。
本文經CLN|CorporateLanguageNetwork授權刊登,原文刊載於此延伸閱讀 職場必備社交英文:如何稱讚對方才不會弄僵場面或鬧笑話? 不必急著選邊站,八種表達「贊同、反對、中立」的英文說法 英文簡報必備的「故事提案」技巧:如何透過「三幕劇結構」說服客戶?責任編輯:游家權核稿編輯:翁世航
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